第一條 為加強城市社區(qū)檔案管理,，更好地為社區(qū)各項事業(yè)發(fā)展服務(wù),，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,、《中華人民共和國城市居民委員會組織法》,、《河南省檔案管理條例》,、《河南省實施〈中華人民共和國城市居民委員會組織法〉辦法》等法律,、法規(guī),，結(jié)合我省實際,，制定本辦法,。
第二條 城市社區(qū)檔案,，是指社區(qū)黨群組織、社區(qū)居民委員會等組織和居民在社區(qū)建設(shè),、管理和服務(wù)等活動中直接形成的,，對國家和社會具有保存價值的文字、圖表,、聲像,、實物等各種形式和載體的歷史記錄。
第三條 城市社區(qū)檔案應(yīng)貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,，對各種門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理,，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面對檔案的利用,。
第四條 城市社區(qū)檔案管理是社區(qū)開展黨的建設(shè),、社區(qū)精神文明建設(shè)、社區(qū)服務(wù),、社區(qū)衛(wèi)生,、社區(qū)文化和社區(qū)治安等各項工作的重要基礎(chǔ)性工作。城市社區(qū)要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),，明確責(zé)任人和工作職責(zé),，并將其納入社區(qū)工作計劃和議事日程，切實解決檔案工作中遇到的實際問題,，保障檔案工作與社區(qū)各項工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展,。
第五條 各級檔案行政管理部門負責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城市社區(qū)檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督,。
第六條 城市社區(qū)居民委員會應(yīng)依法建立健全檔案工作,，設(shè)立綜合檔案室（柜），配備檔案管理員,。檔案管理員應(yīng)掌握檔案管理基本知識和基本技能,。
第七條 城市社區(qū)綜合檔案室應(yīng)具備以下條件：
有專（兼）職檔案員,；有檔案管理制度；有檔案保管箱柜,；有檔案實體保存,；有檔案檢索工具。
第八條 城市社區(qū)綜合檔案室工作任務(wù)：
?。ㄒ唬┬麄?、貫徹、執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律,、法規(guī)、規(guī)章和標準,；
?。ǘ┲笇?dǎo)、監(jiān)督社區(qū)各組織機構(gòu)文件材料的歸檔工作,；
?。ㄈ┘泄芾砩鐓^(qū)的全部檔案和資料；
?。ㄋ模┓e極提供檔案資料的利用,，為社區(qū)各項工作和居民生活服務(wù)。
第九條 城市社區(qū)檔案管理人員工作職責(zé)：
?。ㄒ唬┌磿r收集,、整理和管理本社區(qū)的各類檔案；
?。ǘθ繖n案實行安全規(guī)范保管,；
（三）對社區(qū)各組織機構(gòu)文件材料的歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo),；
?。ㄋ模┚幹茩n案檢索工具，為檔案利用創(chuàng)造條件,；
?。ㄎ澹┟芮信浜仙鐓^(qū)各項工作，積極提供檔案利用,。
第十條 城市社區(qū)黨組織,、社區(qū)居民委員會、社區(qū)所屬的企事業(yè)單位應(yīng)建立健全文件材料歸檔和檔案管理制度,。凡是反映本社區(qū)工作活動,、具有查考保存價值的各種文件材料，都應(yīng)向社區(qū)綜合檔案室移交,，任何單位,、組織和個人不得據(jù)為己有或擅自銷毀,。
城市社區(qū)文件材料的歸檔范圍應(yīng)參照《河南省城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表》（見附件）執(zhí)行。
第十一條 各類應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)按時歸檔,。
1,、文書類文件材料一般按年度歸檔，本年度檔案在次年的6月底前歸檔,。
2,、會計類文件材料由財務(wù)人員整理完畢保存一年后向檔案管理員移交歸檔。
3,、科技類中的基建類文件材料于項目竣工驗收后歸檔,；設(shè)備類文件材料在設(shè)備開箱驗收后歸檔。
4,、電子類,、聲像類文件材料和實物類檔案等隨時歸檔。國家有特殊規(guī)定的,，從其規(guī)定,。
第十二條 歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，保管期限劃分準確,，載體和書寫材料符合耐久性要求和有關(guān)技術(shù)標準,，禁止使用圓珠筆、彩色筆,、鉛筆,、純藍或紅色墨水等書寫材料。
第十三條 城市社區(qū)歸檔文件材料應(yīng)按照國家檔案局和河南省檔案局及有關(guān)部門的規(guī)定,、標準進行整理,。
1、文書檔案按照河南省檔案局印發(fā)的《﹤歸檔文件整理規(guī)則﹥實施細則》（豫檔發(fā)[2001]9號）進行整理,。
2,、基建檔案按照《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1988〕4號）進行整理。
3,、會計檔案按照《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）進行整理,。
4、社區(qū)居民檔案按照居民小組或樓號,、門牌分類,，按戶整理。
5,、電子文件按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T 18894-2002)進行整理,。
6、照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)進行整理,。
7,、錄音,、錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》(DA/T15—1995)進行整理。
8,、實物檔案按類別和接收的年度分別登記歸檔,。
9、其他專門檔案按照國家檔案局和河南省檔案局及有關(guān)部門的規(guī)定,、標準進行整理,。
第十四條 城市社區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案工作的要求，采取必要的保管和保護措施,，不斷改善檔案保管條件,，確保檔案的完整與安全。形成檔案數(shù)量多,、有條件的社區(qū)應(yīng)設(shè)置專用庫房保管檔案,。
第十五條 檔案管理員應(yīng)定期對檔案及保管狀況進行全面清點、檢查,，并形成安全檢查記錄；發(fā)現(xiàn)破損,、霉變,、蟲蛀、褪色或字跡模糊等現(xiàn)象時,，應(yīng)及時修補,、復(fù)制或進行其他技術(shù)處理。對特種載體檔案,，要對記錄的信息進行定期檢測,，確保信息記錄的安全。
第十六條 檔案管理員應(yīng)保持檔案及庫房,、裝具,、設(shè)備的整潔。保管條件要符合防高低溫,、防火,、防水、防潮,、防霉,、防蟲、防光,、防塵,、防盜等要求。檔案裝具周圍禁止吸煙和存放易燃,、易爆物品,。
第十七條 城市社區(qū)檔案實行專人保管,。綜合檔案室應(yīng)按照《全宗卷規(guī)范》（DA/T12-1994）建立全宗卷。
第十八條 城市社區(qū)綜合檔案室應(yīng)編制檔案案卷目錄,、歸檔文件目錄等必要的檔案檢索工具為檔案利用創(chuàng)造條件,；有條件的要應(yīng)用計算機建立檔案文件級目錄或重要檔案全文數(shù)據(jù)庫，進行檔案的存貯與檢索,。
第十九條 城市社區(qū)綜合檔案室應(yīng)建立各種檔案統(tǒng)計臺賬,，對檔案的接收和移交、檔案的保管數(shù)量,、借閱和利用效果,、鑒定和銷毀等情況進行登記和統(tǒng)計。并按規(guī)定向上級機關(guān)報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表,。
第二十條 城市社區(qū)應(yīng)建立檔案鑒定工作小組,，根據(jù)《河南省城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定，對已到保管期限的檔案進行鑒定,。鑒定小組由城市社區(qū)檔案工作負責(zé)人和相關(guān)人員組成,。通過鑒定，確定檔案的存銷,，調(diào)整檔案保管期限和檔案密級,，并出具檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案,，應(yīng)清點核對,，由鑒定小組撰寫銷毀報告并編制《銷毀檔案清冊》，經(jīng)必要的審批手續(xù)后,，核準銷毀,。
第二十一條 嚴禁擅自銷毀檔案。銷毀檔案應(yīng)按以下要求辦理：
1,、在指定地點銷毀,，注意保密；
2,、不得出賣或用作其他用途,；
3、應(yīng)指定監(jiān)銷人,、經(jīng)辦人兩人以上共同執(zhí)行,，同時在銷毀清冊上簽名，以示負責(zé),；
4,、銷毀檔案清冊應(yīng)歸檔永久保存，并報上級機關(guān)備案。
第二十二條 城市社區(qū)應(yīng)制定檔案借閱制度,，根據(jù)檔案的內(nèi)容確定不同的利用范圍和審批程序,。
第二十三條 檔案管理員要熟悉所保管檔案的內(nèi)容，根據(jù)城市社區(qū)各項工作的需求,，積極做好提供利用工作,。
第二十四條 社區(qū)綜合檔案室應(yīng)編制適應(yīng)利用需要的檔案檢索工具，并編寫社區(qū)大事記,、組織沿革,、基礎(chǔ)數(shù)字匯編和專題參考資料，積極開發(fā)檔案信息資源,，為社區(qū)建設(shè)和各項工作服務(wù),。
第二十五條 社區(qū)檔案的開發(fā)與提拱利用，必須嚴格遵守保密制度,。
第二十六條 對列入地方國家綜合檔案館進館名冊的,、屬于永久保管的社區(qū)紙質(zhì)檔案，自形成之日起滿十年后,，連同目錄,、全宗卷和其他檢索工具一并向所轄市(區(qū)、縣)綜合檔案館移交,。電子檔案可適當擴大移交范圍,。移交時間視具體條件，可通過網(wǎng)絡(luò)隨時移交,，也可刻錄至光(磁)盤上,，按年移交,，具體范圍與移交時限由當?shù)貦n案館和社區(qū)磋商確定,。
第二十七條 城市社區(qū)檔案管理員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)在離職前辦妥檔案交接手續(xù),。
第二十八條 在城市社區(qū)檔案工作中作出顯著成績的單位和個人,，由其所在的街道辦事處或縣以上檔案行政管理部門給予表彰和獎勵。
對違反《檔案法》及《河南省檔案管理條例》行為的,，依法追究相關(guān)責(zé)任,。
第二十九條 本辦法由河南省檔案局負責(zé)解釋。
第三十條 本辦法自發(fā)布之日起施行,。
附件：河南省城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表
