1 范圍
本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織,。
2 定義
本標準采用下列定義,。
2.1 歸檔文件
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢,、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料,。
2.2 歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類,、排列,、編號,、編目、裝盒,，使之有序化的過程,。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,，文件正本與定稿為一件,，正文與附件為一件，原件與復制件為一件,，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,，報表、名冊,、圖冊等一冊（本）為一件,，來文與復文可為一件。
3 整理原則
遵循文件的形成規(guī)律,，保持文件之間的有機聯(lián)系,，區(qū)分不同價值，便于保管和利用,。
4 質(zhì)量要求
4.1 歸檔文件應齊全完整,。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制,。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料,、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求,。
5 整理方法
5.1 裝訂
歸檔文件應按件裝訂,。裝訂時，正本在前,，定稿在后,；正文在前，附件在后,；原件在前,，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前,，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后,；來文與復文作為一件時，復文在前,，來文在后,。
5.2 分類
歸檔文件可以采用年度 - 機構（問題） - 保管期限或保管期限 - 年度 - 機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定,。
5.2.1 按年度分類
將文件按其形成年度分類,。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類,。
5.2.3 按機構（問題）分類
將文件按其形成或承辦機構（問題）分類（本項可以視情況予以取舍）。
5.3 排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi),，按事由結合時間,、重要程度等排列。會議文件,、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列,。
5.4 編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容,。歸檔章設置全宗號,、年度、保管期限,、件號等必備項,，并可設置機構（問題）等選擇項（見圖 A1 。圖示中 “*” 號欄為選擇項,，不選用時無須設置,。以下同）。
5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號,。
5.4.2 年度：文件形成年度,，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如 1978 ,。
5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼,。
5.4.4 件號：文件的排列順序號,。
件號包括室編件號和館編件號,，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi),，按文件排列順序從 “ 1” 開始標注,。館編件號按進館要求標注。
5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規(guī)范化簡稱,。
5.5 編目
歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄,。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時,，只對復文進行編目,。歸檔文件目錄設置件號、責任者,、文號,、題名、日期,、頁數(shù),、備注等項目（見圖 A2 ）,。
5.5.1.1 件號：填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者：制發(fā)文件的組織或個人,，即文件的發(fā)文機關或署名者,。
5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號。
5.5.1.4 題名：文件標題,。沒有標題或標題不規(guī)范的,，可自擬標題，外加 “[ ]” 號,。
5.5.1.5 日期：文件的形成時間,，以 8 位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如 19990909 ,。
5.5.1.6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù),。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況,。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準 A4 型（長 X 寬為 297mmx 210mm ）,。
5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱,、年度,、保管期限、機構（問題）等項目（見圖 A3 ）,。其中全宗名稱即立檔單位的名稱,，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,，并填寫檔案盒封面,、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱,。檔案盒的外形尺寸為 310mmx 220mm （長 X 寬）,，盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為 20mm 、 30mm ,、 40mm 等（見圖 A 4a ）,。
5.6.1.2 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號,、年度,、保管期限、起止件號,、盒號等必備項,， 并可設置機構（問題）等選擇項（見圖 A4b 、圖 A 4c ）。其中,，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號,，中間用 “ 一 ” 號連接；盒號即檔案盒的排列順序號,，在檔案移交進館時按進館要求編制,。
5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。
5.6.2 備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后,，項目包括盒內(nèi)文件情況說明,、整理人、檢查人和日期（見圖 A5 ）,。
5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損,、修改、補充,、移出,、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名,。
5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓 名,。
5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期
