DA/T 42 - 2009
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求,，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作,、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南,。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于大中型工業(yè)企業(yè),，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款,。凡是注日期的引用文件,，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而,，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本,。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn),。
GB/T 9705 文書檔案案卷格式
GB/T 11821 照片檔案管理規(guī)范
GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求
GB/T 17678．1 CAD電子文件光盤存儲,、歸檔與檔案管理要求
GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范
DA/T 1 檔案工作基本術(shù)語
DA/T 12 全宗卷規(guī)范
DA/T 13 檔號編制規(guī)則
DA/T 15 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范
DA/T 22 歸檔文件整理規(guī)則
DA/T 28 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范
DA/T 31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范
DA/T 32 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則
DA/T ？,？縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范
JGJ 25 檔案館建筑設(shè)計規(guī)范
ISO 15489.1 信息與文獻——文件管理:通則
ISO 15489.2 信息與文獻——文件管理:指南
勞力字〔1992〕33號 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定
檔發(fā)字〔1998〕6號 國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法
財會字〔1998〕32號 會計檔案管理辦法
檔發(fā)字〔2002〕5號 企業(yè)檔案管理規(guī)定
檔發(fā)〔2004〕4號 國有企業(yè)文件材料歸檔辦法
3 術(shù)語和定義
DA/T 1—2000確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn),。
3.1
企業(yè)檔案 business records
企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn),、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件,。
3.2
企業(yè)檔案工作 business archival work
企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。
3.3
電子檔案 electronic records
具有保存價值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù),、背景信息和支持軟件,。
3.4
檔案信息化 archives informationization
運用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進行采集,、整合,、維護、處置和提供利用服務(wù)的管理過程和工作方式,。
4 檔案工作總則
4.1 企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分,。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn),、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作,。
4.2 企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、統(tǒng)一管理,、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),。
4.3 企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù),、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法,，通過資源整合和開發(fā),，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營,、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù),。
4.4 企業(yè)應(yīng)維護檔案的完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)與安全,。
5 檔案工作組織
5.1 組織系統(tǒng)建設(shè)
5.1.1 檔案工作領(lǐng)導(dǎo)
企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門,、各項目檔案工作的負責(zé)人,，確定檔案部門的負責(zé)人。
5.1.2 檔案機構(gòu)設(shè)置
企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機構(gòu),，或指定負責(zé)檔案工作的機構(gòu),。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。
5.1.3 檔案人員配備
企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā),、生產(chǎn),、經(jīng)營和管理相適應(yīng)的專職檔案人員,；各部門,、各項目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定,。
5.1.4檔案工作體系
企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心,，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系,。
5.2 企業(yè)管理職責(zé)
5.2.1企業(yè)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律,、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度,，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃,，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。
5.2.2 企業(yè)應(yīng)將文件形成,、積累和歸檔要求納入各部門,、項目及專項工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo),、部門和項目負責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進行考核,。
5.2.3 企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護和確保檔案的完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)和安全。
5.2.4企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時應(yīng)做好檔案的處置工作,；國有企業(yè)應(yīng)依照檔發(fā)字〔1998〕6號文件的要求進行,，其他企業(yè)可參照。
5.2.5 企業(yè)應(yīng)對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分,。
5.3 企業(yè)部門職責(zé)
5.3.1 企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責(zé)人,，應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責(zé)。
5.3.2 企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者,，應(yīng)負責(zé)積累文件,，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負責(zé),。
5.3.3 專兼職檔案人員,，應(yīng)負責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件,，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責(zé),。
5.3.4 企業(yè)各職能或承辦部門及項目對文件管理的責(zé)任，見ISO 15489.1第七章,、ISO 15489.2和檔發(fā)字〔2002〕5號文件要求,。
5.4 檔案部門職責(zé)
5.4.1統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定,、整理,、保管、統(tǒng)計,、利用,、移交等有關(guān)規(guī)章制度。
5.4.2負責(zé)企業(yè)檔案的收集,、整理,、保管、鑒定,、統(tǒng)計和提供利用工作,。
5.4.3 指導(dǎo)企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成,、積累,、整理及歸檔工作。
5.4.4 監(jiān)督,、指導(dǎo),、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作,。
5.4.5依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案,。
5.5 檔案人員要求
5.5.1檔案人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守,、具有專業(yè)知識,。
5.5.2檔案部門負責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。
5.5.3檔案人員應(yīng)具備大學(xué)專科以上學(xué)歷或同等學(xué)識水平,。
5.5.4檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),。
6 檔案工作制度
6.1工作規(guī)章
6.1.1明確企業(yè)文件形、成歸檔責(zé)任,。企業(yè)在制定有關(guān)規(guī)章,、標(biāo)準(zhǔn)和制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求,。
6.1.2制定企業(yè)檔案工作規(guī)定,。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制,，文件的形成,、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集,、鑒定,、整理、保管,、統(tǒng)計,、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則,，解釋權(quán)限等,。
6.1.3 建立檔案工作責(zé)任追究制度,。對相關(guān)崗位人員違反文件收集,、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密,、造成檔案損毀等行為,，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度,。
6.1.4 制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案,。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施,，包括組織結(jié)構(gòu),、搶救方法、搶救程序,、保障措施和轉(zhuǎn)移地點等,。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng),、數(shù)據(jù)的維護,、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。
6.2 管理制度
6.2.1 文件歸檔制度,。應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限,、歸檔時間、歸檔程序,、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施,。
6.2.2 檔案保管制度。應(yīng)明確各門類檔案保管條件,、特殊載體檔案保管方式,、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法,、檔案進（出）庫要求,、庫房管理要求和庫房管理員職責(zé)。
6.2.3 檔案鑒定銷毀制度,。應(yīng)明確鑒定,、銷毀工作的組織、職責(zé),、原則,、方法和時間等要求。
6.2.4 檔案統(tǒng)計制度,。應(yīng)明確統(tǒng)計內(nèi)容,、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析要求。
6.2.5 檔案利用制度,。應(yīng)明確檔案提供利用的方式,、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù),，提出接待查（借）閱檔案的要求,。
6.2.6 檔案保密制度。應(yīng)明確檔案形成者,、檔案管理者,、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。
6.2.7 電子檔案管理制度,。應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔,、管理和利用要求。
6.2.8 檔案管理系統(tǒng)操作制度,。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé),、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求,。
6.3 業(yè)務(wù)規(guī)范
6.3.1 文件,、檔案整理規(guī)范,。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法,、檔號編制要求和檔案裝具要求等,。
6.3.2 檔案分類方案。應(yīng)明確分類依據(jù),、類別標(biāo)識,、類目范圍。
6.3.3 文件歸檔范圍和保管期限表,。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對應(yīng)的保管期限,。
6.3.4特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集,、整理的要求和保管的條件,。
7 檔案業(yè)務(wù)工作
7.1企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動
7.1.1 企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務(wù)和活動的有機組成,應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程,，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制或崗位責(zé)任制,。
7.1.2 企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定,、項目驗收,、設(shè)備開箱驗收等活動，負責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整,、系統(tǒng),。
7.1.3 企業(yè)下達項目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應(yīng)同時檢查項目文件積累情況,；驗收,、鑒定項目成果應(yīng)同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況,，項目總結(jié)應(yīng)同時作好項目文件歸檔交接,。
7.2 文件的形成,、積累
7.2.1 文件形成時應(yīng)使用耐久,、可靠的記錄載體和記錄方式。
7.2.2 文件形成者應(yīng)將辦理完畢,、有保存價值的文件及時交本部門,、項目或?qū)ｍ椆ぷ鳈n案人員保管。
7.3 文件整理與歸檔
7.3.1 文件整理
文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律,，區(qū)分保管期限,，保持文件間有機聯(lián)系。文書,、科技,、會計,、人事等門類文件的整理,應(yīng)分別符合GB 9705、DA/T 22,，GB/T 11822,，財會字〔1998〕32號，勞力字〔1992〕33號等標(biāo)準(zhǔn)及文件的要求,；音像,、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合GB/T 11821,，DA/T 15,，GB/T 18894、DA/T 32等標(biāo)準(zhǔn)的要求,。
7.3.2 文件歸檔范圍
7.3.2.1 企業(yè)在籌備,、建設(shè)、生產(chǎn),、經(jīng)營,、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)〔2004〕4號文件要求,。
7.3.2.2 歸檔文件的主要來源有：
— 本企業(yè)形成的文件,；
— 本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等接收的文件,；
— 所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件,；
— 本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件,；
— 本企業(yè)執(zhí)行,、辦理的外來文件。
7.3.2.3 企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動類型制訂文件歸檔范圍和保管期限表,。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照,、但不限于附錄A。項目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項目建設(shè)中的性質(zhì)確定,，建設(shè)單位,、設(shè)計單位、施工單位,、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見DA/T 28,；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務(wù)活動的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動和專門業(yè)務(wù)編制,。
7.3.3 文件歸檔時間
7.3.3.1經(jīng)營管理工作,、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作,、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔,。
7.3.3.2科研開發(fā),、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔,，周期長的可分階段,、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔,。
7.3.3.3 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍,、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用,、合同協(xié)議,、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔,。
7.3.3.4 會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,，保管一年后向檔案部門移交。
7.3.3.5 電子文件邏輯歸檔宜定時進行,，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致,。
7.3.3.6 磁帶、照片及底片,、膠片,、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致,。
7.3.3.7 更新,、補充的文件；企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動,、離崗時留在部門或個人手中的文件,；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件；其他活動中形成的文件等,，應(yīng)隨時歸檔,。
7.3.4 文件歸檔要求
7.3.4.1 企業(yè)應(yīng)實行部門、項目及專項工作的文件收集,、整理,、歸檔責(zé)任制。各部門,、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔,。
7.3.4.2 歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存,，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機,、復(fù)印機,、掃描儀等)的標(biāo)稱質(zhì)量要求。
7.3.4.3 歸檔的文件應(yīng)為原件,。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔,。
7.3.4.4 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有中譯文的,，應(yīng)一并歸檔,，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。
7.3.4.5 歸檔的文件一般一式一份,。重要的,、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。
7.3.4.6 兩個以上單位合作完成的項目,，應(yīng)以合同,、協(xié)議約定文件歸檔。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件,，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件,。
7.3.4.7 文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》（見附錄B的圖B.1）。重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明,，并經(jīng)項目負責(zé)人審核簽字,。
7.4 檔案收集工作
7.4.1 文件歸檔的交接
7.4.1.1文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。
7.4.1.2 檔案部門接收時應(yīng)認(rèn)真核對,，并檢查檔案質(zhì)量,。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。
7.4.2 檔案與資料的收集：
7.4.2.1 企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有的檔案,。
7.4.2.2 企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案,。
7.4.2.3 企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報導(dǎo)本單位的新聞資料。
7.4.2.4 企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料,。
7.4.2.5 企業(yè)可根據(jù)需要向社會,、離退休人員征集檔案、資料,。
7.5 檔案整理工作
7.5.1檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗進行檔案的分類,、排列與編目。
7.5.2 分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能,，結(jié)合檔案形成特點制定,，并應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。分類方案應(yīng)附有分類說明,。
7.5.3 類別號可采用阿拉伯?dāng)?shù)字,、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定,。
7.5.4 全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列,，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號,。
7.5.5 根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應(yīng)指代單一,，具有唯一性,。檔號編制方法見DA/T 13。
7.5.6 檔號可采用“[全宗號——]分類號（或項目代號或目錄號）——案卷號（或件號或盤,、盒,、張?zhí)枺保╗ ]表示可選）結(jié)構(gòu)。
全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定,。
7.5.7 紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號,。
互見號是反映同一內(nèi)容其它載體檔案保管單位的檔號。
7.5.8 按全宗,、類別,、保管期限編制檔案目錄。
7.5.9 檔案部門應(yīng)對每個全宗建立全宗卷,。全宗卷可單獨管理,。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見DA/T 12。
7.6 檔案保管工作
7.6.1 檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架,。底圖不宜折疊,；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份,。
7.6.2 檔案入庫前一般應(yīng)去污,、消毒。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救,。對于易損的制成材料和字跡,，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護。
7.6.3 庫房管理
7.6.3.1 庫房應(yīng)保持干凈,、整潔,，并具備防火、防盜,、防光,、防有害氣體、防塵,、防有害生物等防護功能（見JGJ 25）,。
7.6.3.2庫房溫、濕度應(yīng)符合各類載體的保管要求,，有溫濕度登記（登記表參見附錄B的圖B.2）,。特殊載體材料保管見DA/T 15第7章。
7.6.3.3庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患,。
7.6.3.4 庫藏檔案應(yīng)定期清理核對,做到賬物相符,。庫藏檔案發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明,。
7.7 檔案鑒定工作
7.7.1 企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo),、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組）,，負責(zé)確定文件保管期限和保管期限到期檔案提出鑒定意見,。
7.7.2 檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會現(xiàn)實和今后工作的查考,、憑證以及歷史研究的價值確定,。
7.7.3 檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限執(zhí)行《會計檔案管理辦法》,。
7.7.4 永久保管檔案,。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè),、國家和社會有長遠利用價值的文件,，列為永久保管。
7.7.5 定期保管檔案,。凡是反映本企業(yè)一般工作活動,，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管,。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年兩檔,。
7.7.6 企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會鑒定,，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限,；對保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊（參見附錄B的圖B.3）,，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進行監(jiān)督銷毀,。銷毀清冊永久保存。
7.8 檔案統(tǒng)計工作
7.8.1 檔案部門應(yīng)及時,、準(zhǔn)確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表,。
7.8.2 建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館（室）藏情況,；年度入出庫情況,；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況,；檔案設(shè)施,、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。
7.8.3 檔案統(tǒng)計工作應(yīng)保持連續(xù)性,。
7.9 檔案利用工作
7.9.1 檔案部門應(yīng)加強檔案檢索系統(tǒng)建設(shè),，開發(fā)檔案信息資源，及時,、有效提供檔案利用服務(wù),。
7.9.2 企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限,。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,。
7.9.3 利用檔案應(yīng)按規(guī)定進行登記（借閱登記表參見附錄B的圖B.4）。利用效果突出的宜進行登記,。（利用效果登記表參見附錄B的圖B.5）
7.9.4 可采用直接查閱,、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件,、復(fù)制件,、縮微件和電子檔案。
7.9.5 企業(yè)宜對檔案信息進行分類匯總,，形成專題匯編,，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編,、榮譽證書集等,。
7.9.6 企業(yè)宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料,，如大事記,、年鑒、組織沿革,、產(chǎn)品性能比較,、科研成果簡介、工程項目簡介,、設(shè)備的更新?lián)Q代,、市場的變化等。
7.9.7 企業(yè)宜對檔案信息進行分析研究,，形成深層次加工材料,，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析,、企業(yè)史志等,。
7.9.8 企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。
8 檔案信息化建設(shè)
8.1 檔案信息化目標(biāo)與原則
8.1.1 企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進,、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo),。
8.1.2 企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重,、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步原則。
8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求,。
8.2 電子文件的歸檔
8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng),。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形,、圖像,、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻,、視頻,、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定,。
8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù),、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔,。
8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀,、遷移。電子文件通用格式見GB／T 18894第6章,。
8.2.4 電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定,、整理、審核后歸檔,。電子文件的整理,、鑒定與歸檔要求參見GB／T 17678.1和GB／T 18894。
8.2.5 加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密,，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔,。
8.2.6 文件形成部門應(yīng)負責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性,、完整性和可用性,。
8.3 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化
8.3.1 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化,。
8.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 31的要求,，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合（DA/T ？,？）的要求,。
8.3.3 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA/T 32的附錄B。
數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng),。
8.4 電子檔案的保管
8.4.1 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理,。
8.4.2 電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上。其存儲載體見DA/T 32的附錄C,，保管要求見GB／T 18894的9.4,。
8.4.3 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級,、保管期限,、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài),。
8.4.4 存儲在脫機載體上的電子檔案應(yīng)一式三套,，一套封存保管，一套異地保管,，一套提供利用,。
8.4.5 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,，其刪除和銷毀應(yīng)符合GB／T 18894中9.8的相關(guān)規(guī)定,。對確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。
8.5 檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)
8.5.1 企業(yè)應(yīng)建立館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫,，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索,。
8.5.2 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù),。
8.5.3 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開,，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)邏輯隔離。
8.5.4 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證,、權(quán)限控制,、加裝防火墻等安全保密措施。
8.5.5 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份,、恢復(fù)措施,。
8.5.6 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。
8.6 檔案管理系統(tǒng)軟件
8.6.1 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實際工作需要,，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要,。
8.6.2 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理,、檢索瀏覽,、借閱管理、統(tǒng)計匯總,、權(quán)限設(shè)置,、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能,，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能,。
8.6.3 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件,。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實施參見ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2,。
9 檔案工作設(shè)施設(shè)備
9.1 檔案庫房
9.1.1 檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠離易燃,、易爆物品和水、火等不安全隱患的場所,，無特殊保護裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層,。
9.1.2 檔案庫房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。
9.1.3 檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要,留有存儲空間,。
設(shè)置檔案館的企業(yè),，檔案庫房建筑應(yīng)符合JGJ 25的要求，庫房一般應(yīng)滿足日后二十年檔案存儲需要,。
9.2 業(yè)務(wù)技術(shù)用房
9.2.1業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)滿足接收,、整理、修復(fù)檔案的實際需要,。
9.2.2企業(yè)可根據(jù)工作需要設(shè)置檔案接收,、整理、裱糊,、消毒,、復(fù)印、數(shù)字化,、縮微以及安全監(jiān)控等用房。
9.3 閱覽及陳列室
閱覽室應(yīng)鄰近辦公室和檔案庫房,，環(huán)境安靜,。
陳列室（展覽室）宜設(shè)置在適于觀覽的場所。
9.4 檔案裝具
9.4.1 檔案柜架應(yīng)牢固耐用,，一般應(yīng)具有防火,、防盜、防塵作用,。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架,。有條件的可采用密集架。
9.4.2 各類檔案盒規(guī)格,、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合GB/T 9705,、GB/T 11822、DA/T 22和 GB/T 11821的要求,。
9.5 保護設(shè)備
9.5.1 檔案庫房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材,、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)施,。
9.5.2 根據(jù)庫房管理需要可配置除塵器,、消毒柜、去濕機,、加濕機,、空氣凈化器等設(shè)備,。
9.5.3 有條件的企業(yè)應(yīng)配置自動報警、自動滅火,、溫濕度自動調(diào)控,、監(jiān)控等設(shè)備。
9.6 技術(shù)設(shè)備
9.6.1 配備檔案整理工作所需要的裝訂機,、打印機等設(shè)備,。
9.6.2 配備檔案修復(fù)、利用需要的數(shù)碼照相機,、攝像機,、復(fù)印機、閱讀機等設(shè)備,。
9.6.3 配備信息化管理需要的計算機,、服務(wù)器、掃描儀,、光盤刻錄機等設(shè)備,，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源,。
9.6.4 根據(jù)需要可配備CAD繪圖儀,、工程圖紙復(fù)印機、縮微機等設(shè)備,。
