前 言
本標(biāo)準(zhǔn)代替DA/T 12—94《全宗卷規(guī)范》,。
本次修訂，依據(jù)GB/T1.1-2000《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第１部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則》,，對原標(biāo)準(zhǔn)的表述方式和書寫格式進(jìn)行了修改,；根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展需要,，對原標(biāo)準(zhǔn)中“全宗卷主要內(nèi)容”和“全宗卷的整理”的內(nèi)容做了較大修改，新增了“術(shù)語和定義”和“卷盒及目錄格式”兩章內(nèi)容,；根據(jù)館（室）藏檔案管理工作的實(shí)際需要,，新增了“綜合全宗卷”的內(nèi)容規(guī)定。
本標(biāo)準(zhǔn)的附錄A是規(guī)范性附錄,。
本標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局提出,。
本標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局歸口。
本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：湖北省檔案局（館）,。
本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：呂炎生,、宋剛、焦光生,、胡陶君
本標(biāo)準(zhǔn)所代替標(biāo)準(zhǔn)的歷次發(fā)布情況為：DA/T 12—94
全宗卷規(guī)范
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了全宗卷的編制原則,、內(nèi)容構(gòu)成、整理方法和基本格式,。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級各類檔案館和檔案室,。
2規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件,，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn),，然而,，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本,。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn),。
GB/T 9705—88 文書檔案案卷格式
GB/T 12967—92 全宗單
GB/T 12968—92 檔案交接文據(jù)格式
DA/T 14—94 全宗指南編制規(guī)范
DA/T 18—1999 檔案著錄規(guī)則
DA/T 1—2000 檔案工作基本術(shù)語
DA/T 22—2000 歸檔文件整理規(guī)則
3術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn),。
3.1全宗卷 fonds descriptive file
由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具,。
3.2綜合全宗卷 synthesize fonds descriptive file
由記錄和說明多個全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的綜合性文件材料組成的專門案卷,，是管理館（室）藏檔案的重要工具。
3.3全宗屬類 fonds category
館藏量較大的檔案館,，根據(jù)館藏全宗的歷史時期,、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、機(jī)構(gòu)級別等特征,，對全宗進(jìn)行的屬性分類,。檔案館通常對全宗屬類賦予特定的標(biāo)識，作為全宗編號的屬性代碼,。
4全宗卷編制原則
4.1檔案館（室）應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷,，收集、保管在檔案管理過程中以單個全宗為對象形成的相關(guān)文件材料,。
4.2全宗卷中收集的文件材料應(yīng)做到齊全,、完整,、真實(shí)，力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌,。
4.3全宗卷的整理應(yīng)做到分類合理,、方法科學(xué)、格式規(guī)范,。
4.4綜合全宗卷可以按館（室）藏,、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗進(jìn)行編制,，收集,、保管在檔案管理過程中以館（室）藏、全宗屬類,、全宗群或聯(lián)合全宗等多個全宗為對象形成的相關(guān)文件材料,。
5全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成
5.1全宗（館藏）介紹類：全宗指南（全宗介紹）、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料,。
5.2檔案收集類：檔案接收和征集工作的辦法,、標(biāo)準(zhǔn)，檔案（資料）交接文據(jù)及相關(guān)目錄,，檔案來源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過程說明材料等,。
5.3檔案整理類：文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定,，檔案整理工作方案,、整理工作說明和小結(jié)等。
5.4檔案鑒定類：檔案保管期限鑒定,、檔案開放鑒定,、檔案分級鑒定、檔案銷毀鑒定,、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度,、組織、方案和標(biāo)準(zhǔn),，鑒定工作形成的報(bào)告,、請示及批復(fù)，鑒定及銷毀處置檔案的目錄（清冊）等,。
5.5檔案保管類：檔案保管工作制度,，檔案安全檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)（搶救）,、重點(diǎn)檔案保護(hù),、珍貴檔案仿真復(fù)制件制作等工作的記錄和說明材料，檔案保管狀況分析和工作總結(jié)、報(bào)告等,。
5.6檔案統(tǒng)計(jì)類：檔案基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)臺賬,，檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，檔案工作統(tǒng)計(jì)分析材料等,。
5.7檔案利用類：檔案利用制度,，檢索工具編制情況，檔案開放與控制情況,，檔案編研與出版情況,，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹,，檔案利用效果典型事例等,。
5.8新技術(shù)應(yīng)用類：應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的情況記錄、工作報(bào)告及說明材料,，檔案信息化和數(shù)字化工作情況,，電子檔案（文件）創(chuàng)建和應(yīng)用環(huán)境（硬件和軟件）及數(shù)據(jù)格式說明等。
5.9綜合全宗卷：管理館藏,、全宗屬類,、全宗群或聯(lián)合全宗的綜合性業(yè)務(wù)工作規(guī)范和管理制度，5.1—5.8中涉及多個全宗的文件材料,。
6全宗卷的整理
6.1文件材料裝訂,。文件材料以件為單位進(jìn)行裝訂。
6.2文件材料分類,。屬于同一全宗卷的文件材料,，按本標(biāo)準(zhǔn)第5章“全宗卷構(gòu)成”中5.1至5.8條進(jìn)行分類。
6.3文件材料排序,。文件材料分入不同類目后,，按形成時間順序排列,。新增文件材料插入相關(guān)類目,，向后接續(xù)排列。
6.4文件材料編號,。在文件材料首頁上方的空白處進(jìn)行編號,。文件材料的編號由全宗號—類號—件號三部分組成。
6.4.1 全宗號填寫文件材料所屬全宗的編號,。綜合全宗卷的全宗號,，填寫檔案館（室）編號或檔案屬類代號。
6.4.2 類號填寫5.1—5.8條的序號,。
6.4.3 件號填寫文件材料在相關(guān)類目中的流水排列序號,。
編號舉例：
SZ1—１—２（中共湖北省委全宗，全宗介紹類,，第２件）
6.4.4 編制文件材料目錄,。全宗卷中的文件材料,，分類別，以件為單位,，按照排列順序編制文件目錄,。目錄格式見8.2。新增文件材料在相關(guān)類目中接續(xù)編制目錄,。當(dāng)相同材料出現(xiàn)新舊幾種版本時,，應(yīng)在目錄備注欄中，注明新版本文件替代舊版本文件的名稱和時間,。
6.6文件材料裝盒,。全宗卷文件材料按照分類編號順序裝盒。文件材料較多,，一盒裝不下時,，可按分類編號順序裝入數(shù)盒。裝有文件材料的全宗卷應(yīng)填寫卷盒封面和脊背,。卷盒式樣見8.1,。
6.7編制全宗卷盒號。全宗卷卷盒區(qū)分全宗,，按卷盒排列順序編制流水號,。綜合全宗卷單獨(dú)編制盒號。
７ 全宗卷的管理
7.1檔案館和保管全宗較多的檔案室,，宜將全部館（室）藏檔案的全宗卷集中保管,，按照全宗編號順序組織排列。
7.2區(qū)分館藏檔案全宗屬類的檔案館,，也可按照全宗屬類分別集中管理全宗卷,。
7.3保管單一全宗的檔案室，全宗卷宜與檔案一并保管,，將全宗卷置于該全宗檔案的卷首,。也可以將全宗卷與書本式檢索工具放在一起管理。
7.4檔案室建立全宗卷,，宜采用雙套制,。檔案室向檔案館移交檔案時，應(yīng)同時移交與該批移交檔案相關(guān)的全宗卷文件材料,。
８卷盒及目錄格式
8.1全宗卷裝具采用無酸紙制作的翻蓋式卷盒,。封面與脊背分別設(shè)置“全宗號”、“全宗名稱”,、“盒號”等填寫項(xiàng)目,，卷盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度為30mm、40mm兩種規(guī)格,。卷盒式樣見圖A.1,。
8.2全宗卷文件目錄采用A4（長×寬為297mm×210mm）紙張、表格形式,，設(shè)置“類目名稱”,、“件號”、“責(zé)任者”,、“題名”,、“日期”、“備注”等項(xiàng)目,。目錄式樣見圖A.2,。
