1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、積累,、歸檔、保管,、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法,。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理,，其他社會(huì)組織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款,。凡是注日期的引用文件,，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn),，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本,。凡是不注日期的引用文件,，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
DA／T 18檔案著錄規(guī)則
DA／T 22歸檔文件整理規(guī)則
3 術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn),。
3.1 電子文件electronic records
指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤,、光盤等載體,，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件,。
3.2 歸檔電子文件archival electronic records
指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件(3.1)。
3.3 背景信息context
指描述生成電子文件(3.1)的職能活動(dòng),、電子文件的作用,、辦理過程、結(jié)果,、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息,。
3.4 元數(shù)據(jù)metadata
指描述電子文件(3.1)數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式,、編排結(jié)構(gòu),、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件,、字處理和圖形工具軟件,、字符集等數(shù)據(jù)。
3.5 邏輯歸檔logical filing
指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行,，不改變原存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件(3.1)的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。
3.6 物理歸檔physical filing
指把電子文件(3.1)集中下載到可脫機(jī)保存的載體上,，向檔案部門移交的過程,。
3.7 真實(shí)性authenticity
指對電子文件(3.1)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息(3.3)進(jìn)行鑒定后,，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致,。
3.8 完整性integrity
指電子文件(3.1)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu),、背景信息(3.3)和元數(shù)據(jù)(3.4)等無缺損,。
3.9 有效性utility
指電子文件(3.1)應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性,、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性,、載體的完好性和兼容性等,。
3.10 捕獲capture
指對電子文件(3.1)進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和存儲(chǔ)的方法與過程。
3.11 遷移migration
指將源系統(tǒng)中的電子文件(3.1)向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過程,。
4 總則
4.1 電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,，確保其真實(shí)性、完整性和有效性,。
4.2 應(yīng)對電子文件的形成,、收集、積累,、鑒定,、歸檔等實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性,。
4.3 應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間,、范圍、技術(shù)環(huán)境,、相關(guān)軟件,、版本、數(shù)據(jù)類型,、格式,、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求,，保證歸檔電子文件的質(zhì)量,。
4.4 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容,、相關(guān)說明及描述上保持一致,。
4.5 具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件,，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等,。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本,、紙質(zhì)版本或縮微品,。
4.6 應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件,，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章,。
5 電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證
5.1 應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施,，從電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記,，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范,。
5.1.1 登記處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者(如起草者,、修改者,、審核者、簽發(fā)者等),。
5.1.2 登記處理過程中的各類操作者(打字者,、發(fā)文者、收文者,、存儲(chǔ)管理者等),。
5.1.3 登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息(批示、簽名,、印章,、代碼等)。
5.1.4 登記電子文件傳遞,、交接過程中的其他標(biāo)識(shí),。
5.2 應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性,。
5.2.1 建立對電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制,。
5.2.2 設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員,、時(shí)間,、設(shè)備、項(xiàng)目,、內(nèi)容等,。
5.2.3 對電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記。
5.2.4 對電子印章,、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施,。
5.3 應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。
5.4 應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施,。
5.5 電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定,，針對自然災(zāi)害、非法訪問,、非法操作,、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證,；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證,；身份識(shí)別方法等,。
6 電子文件的收集與積累
6.1 收集積累要求
6.1.1 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留,。正式文件是紙質(zhì)的,，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作,，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,，確定是否保留,。
6.1.2 當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施,，保證電子文件不被非正常改動(dòng),。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,。
6.1.3 對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài),，暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施,，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中,，以防散失。
6.1.4 對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件,，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式,、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件,。文字型電子文件以XML,、RTF、TXT為通用格式,。
6.1.5 對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件,，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換,，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集,。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式,。
6.1.6 對用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件,，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。
6.1.7 對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件,，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件,。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式,。
6.1.8 對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件,，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件,。音頻電子文件以WAV,、MP3為通用格式。
6.1.9 對通用軟件產(chǎn)生的電子文件,，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào),、名稱,、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等,。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件,，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集,。
6.1.10 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù),、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
6.1.11 對套用統(tǒng)一模板的電子文件,，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下,，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存,。
6.1.12 定期制作電子文件的備份,。
6.2 電子文件的登記
6.2.1 每份電子文件均應(yīng)在《電子文件登記表》中登記(見附錄A的表A.1和表A.2)。
6.2.2 電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存,。
6.2.3 電子文件登記表如果制成電子表格,，應(yīng)與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存,。
6.2.4 電子文件稿本代碼：M——草稿性電子文件,；U——非正式電子文件；F——正式電子文件,。
6.2.5 電子文件類別代碼：T——文本文件,；I——圖像文件；G——圖形文件,；V——影像文件,；A——聲音文件；O——超媒體鏈接文件,；P——程序文件,；D——數(shù)據(jù)文件。
7電子文件的歸檔
7.1歸檔要求
文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交,，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上,。
7.2 鑒定
7.2.1 電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實(shí)性,、完整性,、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限,。
7.2.2 歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對電子文件的真實(shí)性,、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交,、接收檢驗(yàn)登記表》(見附錄A的表A3)。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性,、完整性和有效性,，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
7.2.3 電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù),。
7.2.4 電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致,。應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識(shí)。
7.3 歸檔時(shí)間
邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行,，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成,。
7.4 檢測
在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測,，檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性,，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等,。
7.5 歸檔
電子文件的歸檔,，按照鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行。電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行,，對實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔,，然后定期完成物理歸檔。歸檔時(shí),，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境,、相關(guān)軟件、版本,、數(shù)據(jù)類型,、格式、被操作數(shù)據(jù),、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素,。
7.5.1 邏輯歸檔
將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中,，存儲(chǔ)格式和位置暫時(shí)保持不變,。
7.5.2 物理歸檔
7.5.2.1 凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔,。
7.5.2.2 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管,，一套供查閱使用,，一套異地保存。對于加密電子文件,，則應(yīng)在解密后再制作拷貝,。
7.5.2.3 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤,、一次寫光盤,、磁帶、可擦寫光盤,、硬磁盤等,。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
7.5.2.4 存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽,，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào),、全宗號(hào)、類別號(hào),、密級,、保管期限、存入日期等,，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài),。
7.5.2.5 特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件,。
7.5.2.6 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄,、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔,，并附《歸檔電子文件登記表》(見附錄A的表A.4和表A.5),。
歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁(見附錄A的表A.4)，以件為單位填寫續(xù)頁(見附錄A的表A.5),。
7.5.2.7 對需要長期保存的電子文件,，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。
7.5.2.8 歸檔完畢,，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年,。
8 歸檔電子文件的整理
8.1 歸檔電子文件的整理按DA／T 22規(guī)定的要求進(jìn)行。
8.2 歸檔電子文件以件為單位整理,。
8.3 同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)等分類方案進(jìn)行分類,。
8.4 按電子文件類別代碼相對集中組織存儲(chǔ)載體。
8.5 電子文件的著錄應(yīng)參照DA／T 18進(jìn)行著錄,，同時(shí)按照保證其真實(shí)性,、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)(參見本標(biāo)準(zhǔn)第5章中列舉的責(zé)任者,、操作者、背景信息,、元數(shù)據(jù)等),。
8.6 將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。
9 歸檔電子文件的移交,、接收與保管
9.1 移交,、接收與保管要求
對歸檔電子文件，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn),。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進(jìn)行集中保管,。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下,，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù),。
9.2 移交,、接收檢驗(yàn)
9.2.1 文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接收電子文件之前,，均應(yīng)對歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),，合格率達(dá)到100％時(shí)方可進(jìn)行交接。
9.2.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目如下：
——載體有無劃痕,，是否清潔,；
——有無病毒；
——核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性,、完整性,、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)；
——核實(shí)登記表,、軟件,、說明資料等是否齊全；
——對特殊格式的電子文件,，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件,、版本、操作手冊等是否完整,。
檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位,、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》(見附錄A的表A.3)的相應(yīng)欄目,。
9.2.3 檔案保管部門應(yīng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目對歸檔電子文件逐一驗(yàn)收,。對檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回形成單位重新制作,，并再次對其進(jìn)行檢驗(yàn),。
9.3 移交手續(xù)
檔案保管部門驗(yàn)收合格，完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》(見附錄A的表A3)的填寫,、簽字,、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式2份,，一份交電子文件形成單位,，一份由檔案保管部門自存。
9.4 保管要求
歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外,，還應(yīng)符合下列條件：
a.歸檔載體應(yīng)作防寫處理,。避免擦、劃,、觸摸記錄涂層,。
b.單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放,，且避免擠壓,。
c.存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源,，并與有害氣體隔離,。
d.環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％,。
歸檔電子文件在形成單位的保管,，也應(yīng)參照上述條件。
9.5 有效性保證
9.5.1 歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應(yīng)對電子文件的讀取,、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記,。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容,，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作,，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用,，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置,。
9.5.2 對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn),，抽樣率不低于10％,，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。
9.5.3 對磁性載體上的歸檔電子文件,，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次,。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。
9.5.4 檔案保管部門應(yīng)定期將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》(見附錄A的表A.6),。
9.6 遷移
隨著系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充,，應(yīng)及時(shí)對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作,，并填寫《歸檔電子文件遷移登記表》(見附錄A的表A.7)。
9.7 利用
9.7.1 歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借,。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件,。
9.7.2 利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件。
9.7.3 利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定,。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí),，應(yīng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施,。
9.7.4 利用者對歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi),。
9.8 歸檔電子文件的鑒定銷毀
9.8.1 歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實(shí)施,。
9.8.2 屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上,，應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除,。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除,。
9.9 統(tǒng)計(jì)
檔案保管部門應(yīng)及時(shí)按年度對歸檔電子文件的接收、保管,、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),。
