DA/T 32-2005
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫,、傳遞、鑒定,、歸檔,、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則,。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于公務(wù)電子郵件的歸檔與管理,，在維護(hù)其真實性、完整性和長期可讀性的基礎(chǔ)上,，為其安全保管和有效開發(fā)利用提供依據(jù),。
國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體,、企事業(yè)單位和其他社會組織的公務(wù)電子郵件歸檔與管理適用本標(biāo)準(zhǔn),。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注明日期的引用文件,，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn),，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本,。凡是不注明日期的引用文件,，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范
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GB/T 17678.2-1999 CAD電子文件光盤存儲,、歸檔與檔案管理要求 第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)
DA/T 1-2000檔案工作基本術(shù)語
DA/T 18-1999檔案著錄規(guī)則
DA/T 22-2000歸檔文件整理規(guī)則
國家檔案局令第6號 電子公文歸檔管理暫行辦法
3 術(shù)語和定義
DA/T l-2000確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn),。
3.1 電子郵件 electronic mail
由電子計算機(jī)生成、處理,，并通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送和接收的電子信息,。它包括信息文本本身及其附件。
電子郵件可在一機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行傳遞,，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進(jìn)行傳遞,。電子郵件分為三種：公務(wù)電子郵件、暫時性公務(wù)電子郵件,、私人電子郵件,。
3.2 公務(wù)電子郵件 electronic mail document
國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體,、企事業(yè)單位和其他社會組織在公務(wù)活動中產(chǎn)生的經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮余]件,。
3.3 公務(wù)電子郵件系統(tǒng) electronic mail document system
用于產(chǎn)生、傳送,、接收,、閱讀和處置公務(wù)電子郵件的計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。
3.4 電子文件管理系統(tǒng) electronic records management system
為了收集,、組織,、記錄電子文件信息并對其進(jìn)行分類，以利于電子文件保存,、檢索,、使用和處置的計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。
4 總則
4.1 公務(wù)電子郵件自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,，確保其真實性,、完整性和有效性,。
4.2 公務(wù)電子郵件的鑒定,、歸檔、整理,、保管,、移交等應(yīng)實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性,。
4.3 應(yīng)明確規(guī)定公務(wù)電子郵件歸檔的時間,、范圍、技術(shù)環(huán)境,、相關(guān)軟件,、版本、數(shù)據(jù)類型,、格式,、被操作數(shù)據(jù),、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔公務(wù)電子郵件的質(zhì)量,。
4.4 歸檔公務(wù)電子郵件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時,，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致,。
4.5 公務(wù)電子郵件的鑒定,、歸檔、整理,、保管,、移交等應(yīng)納入各單位公文處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。
4.6 機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)置的公共郵箱(機(jī)構(gòu)內(nèi)對個人開放的郵箱,，郵箱內(nèi)設(shè)有許多文件夾,，分別用來討論工作中不同方面的問題)或共享郵箱(用來供員工發(fā)送疑問或者關(guān)于執(zhí)行的公務(wù)某一特定方面的信息，只有一定范圍內(nèi)的人員才能使用的郵箱)必須說明創(chuàng)建的目的或理由,、郵箱使用者的范圍,，向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關(guān)責(zé)任人,。
4.7 系統(tǒng)管理員應(yīng)設(shè)定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼,，密碼應(yīng)妥善保護(hù)，并定期更改,。
4.8 各單位系統(tǒng)管理人員應(yīng)為使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員提供能夠自動識別病毒特征的軟件系統(tǒng),，并確保工作人員在使用文件或查找信息時，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動保護(hù)功能都能啟動,。病毒特征庫應(yīng)當(dāng)定期更新,。
5 公務(wù)電子郵件的撰寫與傳遞
5.1 公務(wù)電子郵件標(biāo)題、正文內(nèi)容的撰寫以及署名規(guī)則參照相關(guān)紙質(zhì)公文規(guī)定,。郵件標(biāo)題撰寫應(yīng)符合郵件主題或公務(wù)性質(zhì),，以保證郵件應(yīng)用的時效性以及歸檔、檢索利用質(zhì)量,。
5.2 各單位應(yīng)在公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的公務(wù)信箱中發(fā)送和接收公務(wù)電子郵件,，不得使用私人郵箱。郵件一經(jīng)發(fā)出,，必須原樣保存,。應(yīng)盡量避免公務(wù)郵箱用于私人活動。
5.3 涉密公務(wù)電子郵件應(yīng)使用專網(wǎng)和專門的郵件服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)送和接收,，并對發(fā)送的郵件進(jìn)行加密處理,，同時應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、服務(wù)器、工作站進(jìn)行安全性驗證,。
5.4 在發(fā)送公務(wù)電子郵件時應(yīng)使用真實身份,，并根據(jù)電子郵件的密級和發(fā)送范圍，確定是否應(yīng)進(jìn)行加密和電子簽名,。不得在公務(wù)電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改,、偽造的簽字方式。
5.5 各單位系統(tǒng)管理人員或有關(guān)人員應(yīng)保存經(jīng)由公務(wù)電子郵件系統(tǒng)傳送的所有電子郵件收發(fā)記錄,，作為指導(dǎo),、監(jiān)督歸檔的依據(jù)(公務(wù)電子郵件發(fā)文、收文登記表參見附錄A.1,，A.2),。
公務(wù)電子郵件收發(fā)記錄應(yīng)當(dāng)歸檔，只有授權(quán)人員方可查詢,。
5.6 使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員不得開啟可疑電子郵件,，如發(fā)現(xiàn)病毒，應(yīng)立即通知系統(tǒng)管理人員,。
5.7 公務(wù)電子郵件收發(fā)日志應(yīng)備份,，脫機(jī)保存，定期移交檔案部門,。
6 公務(wù)電子郵件的鑒定與歸檔
6.1 鑒定歸檔責(zé)任歸屬
6.1.1 對外發(fā)送的郵件由發(fā)送者進(jìn)行鑒定歸檔,；接收到的外部郵件，由接收者進(jìn)行鑒定歸檔,。
6.1.2 內(nèi)部電子郵件應(yīng)由郵件的發(fā)送者或郵件討論的發(fā)起者進(jìn)行鑒定歸檔,。
6.1.3 公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責(zé)任人進(jìn)行鑒定歸檔。個人郵箱內(nèi)郵件的鑒定,，由郵箱擁有者負(fù)責(zé),。
6.2 鑒定內(nèi)容
6.2.1 應(yīng)根據(jù)電子郵件的內(nèi)容確定其是否具有公文性質(zhì)，是否具有保存價值,。對于涉及公務(wù)但以個人名義收發(fā)的電子郵件應(yīng)視為公務(wù)電子郵件,。
6.2.2 公務(wù)電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件材料的保管期限和密級的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。
6.2.3 各單位檔案部門必須對需要?dú)w檔的公務(wù)電子郵件進(jìn)行真實性,、完整性、有效性鑒定,。真實性鑒定是指認(rèn)定郵件是否當(dāng)時當(dāng)人收發(fā)的，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容,、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸,、遷移等處理后是否與收發(fā)時的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術(shù)手段，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容信息,、背景信息,、結(jié)構(gòu)信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測公務(wù)電子郵件是否具備可理解性和可用性,，包括載體的完好性,、信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性,、載體的兼容性等,。
6.3 歸檔范圍
6.3.1 凡是反映本單位工作活動且具有查考利用價值的公務(wù)電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質(zhì)文件屬于歸檔范圍的,，則該份電子郵件也應(yīng)歸檔,。
6.3.2公務(wù)電子郵件歸檔時，應(yīng)包括以下部分：
a)郵件發(fā)送人,、接收人的具體情況(包括姓名,、職務(wù)、所屬部門和公務(wù)電子郵箱),；
b)發(fā)送,、接收郵件的時間；
c)郵件密級,；
d)郵件的題名,；
e)郵件正文、附件,；
f)郵件收發(fā)日志,；
g)發(fā)送、接收郵件的軟件名和版本號,。
6.4 歸檔要求
6.4.1 辦理完畢且具有保存價值的公務(wù)電子郵件應(yīng)及時從原有郵箱中遷移出來,，進(jìn)行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統(tǒng)中,。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內(nèi),。
6.4.2 發(fā)送或接收具有保存價值的公務(wù)電子郵件后應(yīng)立即將電子郵件打印成紙質(zhì)文件，將打印輸出存檔到紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中,。
6.4.3 采用物理歸檔的公務(wù)電子郵件應(yīng)采用或轉(zhuǎn)換為本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式(公務(wù)電子郵件存儲格式參見附錄B),，如無法完整、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換,，應(yīng)將相關(guān)的應(yīng)用程序一并歸檔,。
6.4.4 一般情況下電子郵件和附件作為整體進(jìn)行歸檔。
6.4.5 經(jīng)加密的公務(wù)電子郵件應(yīng)解密后明文歸檔,。
7 歸檔公務(wù)電子郵件的整理
7.1 歸檔公務(wù)電子郵件的整理按DA／T22—2000規(guī)定的要求進(jìn)行,。
7.2 歸檔公務(wù)電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限,、機(jī)構(gòu)(問題)等進(jìn)行分類整理,，公務(wù)電子郵件編號規(guī)則應(yīng)與電子文件編號規(guī)則保持一致，有對應(yīng)其他版本的,，應(yīng)通過檔號建立兩者之間的聯(lián)系,。
7.3 將已整理好的公務(wù)電子郵件按順序存入規(guī)范化載體(公務(wù)電子郵件存儲載體參見附錄C)，不同保管期限的公務(wù)電子郵件應(yīng)分別存儲在不同的載體上,，務(wù)必保證電子郵件的真實與完整,。
7.4 公務(wù)電子郵件的著錄參照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。存儲公務(wù)電子郵件的載體著錄內(nèi)容包括：
a)說明文件,，對存儲載體內(nèi)文件及軟硬件環(huán)境進(jìn)行描述,。
b)類目表文件，說明載體內(nèi)文件分類信息,。
c)著錄文件,，存放有關(guān)文件的目錄信息。
d)公務(wù)電子郵件夾,，存放已歸檔的各種公務(wù)電子郵件,。
7.5 存儲公務(wù)電子郵件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)明以下信息：
a)載體編號,；
b)立檔單位名稱,；
c)類別(或主題)；
d)郵件起止日期,；
e)轉(zhuǎn)存日期,；
f)密級；
g)文本(正本或備份),；
h)操作環(huán)境(硬件或軟件),；
i)存儲介質(zhì)的生產(chǎn)日期；
j)保管期限,。
8 公務(wù)電子郵件的移交與接收
8.1 各單位文件管理人員應(yīng)按時向檔案保管部門移交已歸檔的公務(wù)電子郵件,，移交時應(yīng)履行規(guī)定的程序，并做好移交登記(移交登記表參見附錄D),，完全合格后方可移交,。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份,。
8.2 移交單位和檔案保管部門應(yīng)對歸檔的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗,，檢驗結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《公務(wù)電子郵件移交檢驗登記表》(參見附錄E),。登記表一式兩份,，移交單位和檔案管理部門各保存一份,。
8.3 歸檔公務(wù)電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式,。涉密的公務(wù)電子郵件采用物理方式移交,。
8.4 無論采用邏輯方式還是物理方式移交，對于需永久或長期保存的公務(wù)電子郵件,，均應(yīng)當(dāng)將電子形式轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)形式或者縮微形式一并保存后移交,。
9 公務(wù)電子郵件的保管
9.1 案保管部門應(yīng)對各單位移交的公務(wù)電子郵件制作備份，一式三套,，一套封存保管,，一套提供利用，一套異地保存,。
9.2 歸檔公務(wù)電子郵件的保管要求應(yīng)符合GB／T18894—2002中9-4的相關(guān)規(guī)定,。
9.3 檔案部門應(yīng)定期對公務(wù)電子郵件進(jìn)行檢查。公務(wù)電子郵件應(yīng)當(dāng)定期轉(zhuǎn)移到適宜長期保存的介質(zhì)上存儲,。公務(wù)電子郵件的刪除和銷毀應(yīng)符合GB／T18894—2002中9.8的相關(guān)規(guī)定,。
