DA/T 31-2005
紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范
中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA／T 31—2005
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于采用各種設(shè)備對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理及數(shù)字化成果的管理。
2規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款,。凡是注日期的引用文件,，其隨后所有的 修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而,，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件， 其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn),。
GB／T 17235.1—1998信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第1部分：要求和指南
GB／T 17235.2—1998信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第2部分：一致性測試
GB／T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范
3術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
3.1數(shù)字化digitization
用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程
3.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化digitization 0fpapeI喃ased records
采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工,，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶,、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程,。
3.3數(shù)字圖像digital image
表示實物圖像的整數(shù)陣列,。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生,。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡(luò)上采樣——連續(xù)函數(shù),，并在采樣點上將值最小化后的陣列。
3.4黑白二值圖像binary image
只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像,。它對應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿,、線條圖等。
3.5連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像continuous—tone 8till image
以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像,。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中,，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。
3.6分辨率resolution
單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù),，一般用每英寸點數(shù)(dpi)表示,。
3.7失真度distortion measure
對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩,、幾何等方面的偏離程度,。
3.8可值度intelligibility
數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。
3.9 圖像壓縮image compression
清除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程,，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示,。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，較常見的有TIFF(G4),、JPEG等壓縮格式,。
4紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求
4.1基本原則
紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便,、快捷地提供利用,，使可以公開的檔案信息資源得到共享,，以滿足社會對檔案利用的需求。
4.2數(shù)字化對象的確定原則
應(yīng)當(dāng)對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認(rèn),，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化,。
4.2.1符合國家法律法規(guī)的原則
紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定,。
4.2.2價值性原則
屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的,、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。
4.3基本環(huán)節(jié)
紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理,、檔案掃描,、圖像處理、圖像存儲,、目錄建庫,、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收,、數(shù)據(jù)備份,、成果管理等。
4.4過程管理
4.4.1應(yīng)加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制,，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全,。
4.4.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進行詳細的登記，并及時整理,、匯總,，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整,、規(guī)范的記錄,。
5檔案整理
在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況,，按下述步驟對檔案進行適當(dāng)整理,，并視需要作出標(biāo)識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量,。
5.1目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求,，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容,。包括確定檔案目錄的著錄項,、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名,、文件名,、
責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等,，應(yīng)進行修改,。
5.2拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下,，影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物,。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案不受損害,。
5.3區(qū)分掃描件和非掃描件
按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)和重份的文件要剔除,，有正式件的文件可以不掃描原稿,。
5.4頁面修整
破損嚴(yán)重、無法直接進行掃描的檔案,，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù),，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。
5.5檔案整理登記
制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù),。
5.6裝訂
掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂,?；謴?fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,，做到安全,、準(zhǔn)確、無遺漏,。
6檔案掃描
6.1掃描方式
6.1.1根據(jù)檔案幅面的大小(A4,、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描,。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺,，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理,。
6.1.2紙張狀況較差,，以及過薄、過軟或超厚的檔案,，應(yīng)案,，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描,。方式以提高工作效率,。
6.2掃描色彩模式
6.2.1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度,、彩色等,。通常采用黑白二值。
6.2.2頁面為黑白兩色,，并且字跡清晰,、不帶插圖的檔案.可采用黑白二值模式進行掃描,。
6.2.3頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,，以及頁面為多色文字的檔案,，可以采用灰度模式掃描。
6.2.4頁面中有紅頭,、印章或插有黑白照片,、彩色照片、彩色插圖的檔案,，可視需要采用彩色模式進行掃描,。
6.3掃描分辨率
6.3.1掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰,、完整,、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。
6.3.2采用黑白二值,、灰度,、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi,。特殊情況下,，如文字偏小、密集,、清晰度較差等,，可適當(dāng)提高分辨率。
6.3.3需要進行OCR漢字識別的檔案,，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi,。
6.4掃描登記
認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù),，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致,，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。
7圖像處理
7.1圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
7.1.1對圖像偏斜度,、清晰度,、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)
不符合圖像質(zhì)量要求時,，應(yīng)重新進行圖像的處理,。
7.1.2由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,，應(yīng)重新掃描,。
7.1.3發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像,。
7.1-4發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,，應(yīng)及時進行調(diào)整。
7.1.5認(rèn)真填寫相關(guān)表單,，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見,。
7.2糾偏
對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn),。對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原,，以符合閱讀習(xí)慣。
7.3去污
對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),，如黑點,、黑線、黑框,、黑邊等應(yīng)進行去污處理,。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
7.4圖像拼接
對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,，應(yīng)進行拼接處理,，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性,。
7.5裁邊處理
采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理,，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量,，節(jié)省存儲空間,。
8圖像存儲
8.1存儲格式
8.1.1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲,。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇,，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下,，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則。
8.1.2提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像,，也可存儲為CEB,、PDF或其他格式。
8.2圖像文件的命名
8.2.1紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號,，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。
8.2.2多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾,，按頁碼順序?qū)D像文件命名,。
9目錄建庫
9.1數(shù)據(jù)格式選擇
目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。
9.2檔案著錄
按照《檔案著錄規(guī)則》（DA／T18)的要求進行著錄,，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫,。
9.3目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查,。核對著錄項目是否完整,、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確,，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進行修改或重錄,。
10數(shù)據(jù)掛接
10.1匯總掛接
檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后,，通過網(wǎng)絡(luò)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總,。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索,、加入對應(yīng)的電子地址信息等,，實現(xiàn)批量、快速掛接,。
10.2數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)
以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù),，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像 文件。將圖像文件存儲到相應(yīng)文件夾時,，要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同,，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份 文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等,。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一 性,，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件,。
10.3交接登記
認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單,，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理,、掃描時填寫的頁數(shù)是否一致,，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理辦法。
11數(shù)據(jù)驗收
11.1數(shù)據(jù)抽檢
11.1.1以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù),，包括目錄數(shù)據(jù)庫,、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。
11.1.2一個全宗的檔案,，數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于5％,。
11.2驗收指標(biāo)
11.2.1目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫,、圖像文件之一出現(xiàn)不完整,、不清晰,、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標(biāo)記為“不合格”,。
11.2.2一個全宗的檔案,，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到95％以上(含95％)時，予以驗收“通過”,。
合格率=抽檢合格的文件數(shù)／抽檢文件總數(shù)x100％
11.3驗收審核
驗收“通過”的結(jié)論,，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核,、簽字后方有效,。
11.4驗收登記
認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單。
12數(shù)據(jù)備份
12.1備份范圍
經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行備份,。
12.2備份方式
為保證數(shù)據(jù)安全,，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線,、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份,，并注意異地保存。
12.3數(shù)據(jù)檢驗
備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進行檢驗,。備份數(shù)據(jù)的檢驗內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開,、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等,。
12.4備份標(biāo)簽
數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽,，以便查找和管理。
12.5備份登記
填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單,。
13 數(shù)字化成果管理
13.1應(yīng)加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理,，確保其安全、完整和長期可用,。
13.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時,，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式,。
