1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中，具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件的收集、積累,、歸檔及電子檔案管理的一般方法,。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體,、企事業(yè)單位等辦公自動(dòng)化過程中產(chǎn)生的電子文件及電子檔案的管理,。其他種類的電子文件的管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)（略）
3 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義,。
3.1 電子文件 Electronic Records
能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別,、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶,、磁盤或光盤等介質(zhì)上,，并可在網(wǎng)上傳送的數(shù)字代碼序列。
3.2 電子檔案 Electronic Archives
具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件,、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)
3.3 邏輯歸檔 Logical Filing
指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行,，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。
3.4 物理歸檔 Physical Filing
指把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)中的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上,，向檔案部門移交的過程,。
4 總則
4.1 電子文件形成單位指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的形成、收集,、積累,、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理,保證管理工作的連續(xù)性,。
4.2 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的收集,、積累、保管和整理工作, 檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督,。
4.3 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持,。
4.4 部門應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍,、技術(shù)環(huán)境,、相關(guān)軟件,、版本、數(shù)據(jù)類型,、格式,、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等歸檔要求,以保證電子檔案的質(zhì)量,。
4.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成時(shí)就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性,、安全性和完整性。
4.6 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容,、相關(guān)說明及描述上保持一致,。
4.7 具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的文本或圖形電子文件,如沒有紙質(zhì)等拷貝件的必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。進(jìn)行歸檔時(shí),必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔,。
5 電子文件的收集與積累
5.1 收集范圍
電子文件的收集范圍為有可能作為檔案保存的文件,，除按國(guó)家關(guān)于文件歸
5.2 收集積累要求
5.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留,。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)的,如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
5.2.2 保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),，應(yīng)在彼此間建立準(zhǔn)確,、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
5.2.3 在“無紙化”辦公或事務(wù)處理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng),。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,并對(duì)有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的電子文件制成紙質(zhì)文件或縮微品保留,。
5.2.4 用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、屬性和文字處理平臺(tái),。
5.2.5 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式,，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集,。
5.2.6 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù),。
5.2.7 用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。
5.2.8 用音頻設(shè)備獲得的文件,應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí),、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件,。
5.2.9 由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整,。
5.2.10 通用軟件產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào),、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè),、說明資料等,。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件,；如不能轉(zhuǎn)換,，則收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集,。
5.2.11 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集,。
5.3 收集,、積累方法
5.3.1 及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
5.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記,。見附錄A
5.3.3 電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。
5.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格, 應(yīng)與電子文件一同保存,并附有紙張打印件,。
5.3.5 電子文件性質(zhì)代碼:R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件,。
5.3.6 電子文件類別代碼：T—文本文件;I—圖像文件:G一圖形文件;V一影像文件;A一聲音文件;M一多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序,；D—數(shù)據(jù)文件,。
6 電子文件的整理
6.1 電子文件的整理,應(yīng)按年度、機(jī)構(gòu),、問題,、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中,。
6.2 電子文件應(yīng)填寫電子文件登記表,，參照《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄,。
6.3 歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫登記表首頁,，以份為單位填寫續(xù)頁。
7電子文件的歸檔
應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件信息向檔案部門移交,，并按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上,。
7.1 歸檔范圍
電子文件的歸檔范圍,參照國(guó)家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的支持軟件和相關(guān)數(shù)據(jù),。
7.2 歸檔時(shí)間
邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成,。
7.3 檢測(cè)
在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性,、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式,、有無病毒感染等。
7.4 歸檔前的鑒定
電子文件的歸檔鑒定工作,參照國(guó)家關(guān)于文件鑒定的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,鑒定結(jié)果,在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識(shí),。
7.4.1 有效性和完整性鑒定
歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署意見,。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位,。
7.4.2 保管期限的劃分
電子文件保管期限的劃分,參照國(guó)家關(guān)于文件保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。
7.5 歸檔要求
7.5.1 電子文件的邏輯歸檔，按照歸檔鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行,，將管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上移交檔案部門,。其歸檔工作,，除存儲(chǔ)格式和位置不變外，其它均應(yīng)參照國(guó)家文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。
7.5.2 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中, 拷貝至耐久性的載體上,一式三套,，一套封存保存,一套供查閱使用。第三套異地保存,。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作,。
7.5.3 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體,按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤,、磁帶,、硬磁盤、可擦寫光盤等,。禁用軟磁盤作歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體,。
7.5.4 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫檔號(hào)、題名,、密級(jí),、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等,。電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁寫操作的狀態(tài),。
7.5.5 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件,、其他說明等一同歸檔,并附歸檔電子文件登記表,。
7.5.6 需要長(zhǎng)期保存的電子文件；應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一類型載體上,如果采用專用軟件,應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上,。
7.5.7 原電子文件載體在完成電子文件歸檔后, 在其形成部門保留時(shí)間至少1年,。
7.5.8 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔,。
8 電子檔案的移交與保管
電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案館等檔案保管部門,，作為電子檔案進(jìn)行集中保管。
8.1 檢驗(yàn)
8.1.1 檔案保管部門應(yīng)配備滿足對(duì)電子文件進(jìn)行讀取處理的設(shè)備,，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作,。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%,。
8.1.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目
8.1.2.1 載體有無劃痕,，是否清潔。
8.1.2.2 有無病毒,。
8.1.2.3 核實(shí)電子檔案的完整性,、有效性和審核手續(xù)。
8.1.2.4 核實(shí)登記表、軟件,、說明資料等是否齊全,。
8.1.3 將檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案接收檢驗(yàn)登記表。檢驗(yàn)不合格的,，應(yīng)退回形成單位,，重新制作。
8.2 移交手續(xù)
驗(yàn)收合格后,，檔案保管部門應(yīng)填寫電子檔案接收檢驗(yàn)登記表,，并簽字蓋章。登記表一式2份,，一份交電子文件形成單位,，一份自存。
8.3 保管要求
電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外,，還應(yīng)符合下列條件,。
8.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理,。不得擦,、劃、觸摸記錄涂層,。
8.3.2 環(huán)境溫度選定范圍：17℃-20℃,；相對(duì)濕度選定范圍：35℃-45℃。
8.3.3 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),，并與有害氣體隔離,。
8.4 有效性保證
8.4.1 每滿1年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門與電子文件讀取處理有關(guān)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記,。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性,，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作,，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年,。
8.4.2 對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn),。抽樣率不低于10%,，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。
8.4.3 磁性載體上的電子檔案,，每4年轉(zhuǎn)存一次,。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。
8.4.4 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入 電子檔案管理登記表,。
8.5 利用
8.5.1 電子檔案的封存載體不得外借,。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不得擅自復(fù)制電子文件。
8.5.2 利用時(shí)使用拷貝件。
8.5.3 利用時(shí)要遵守保密規(guī)定,。對(duì)具有保密要求的電子檔案,，采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，必須符合國(guó)家或部門有關(guān)保密的規(guī)定,，要有穩(wěn)妥的安全保密措施,。
8.5.4 利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
8.6 電子檔案的鑒定銷毀
8.6.1 電子檔案的銷毀鑒定,，參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。
8.6.2 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后,，方可實(shí)施,。
8.6.3 非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí),，如存儲(chǔ)在不可擦除的載體上,，須連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除,。
8.7 統(tǒng)計(jì)
檔案保管部門應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)電子檔案的接收,、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),。檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行外,，還應(yīng)包括相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。
表A.1電子文件登記表
|
文件特征
|
形成部門
|
|
|
完成日期
|
|
載體類型
|
|
|
載體編號(hào)
|
|
|
通訊地址
|
|
|
電 話
|
|
聯(lián)系人
|
|
|
設(shè)備環(huán)境特征
|
硬件服務(wù)（主機(jī),、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào),、制造廠商等）
|
|
|
軟件系統(tǒng)（型號(hào)、版本等）
|
操作系統(tǒng)
|
|
|
數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)
|
|
|
相關(guān)軟件（文字處理工具,、瀏覽器,、壓縮式解密軟件）
|
|
|
文件記錄特征
|
記錄結(jié)構(gòu)（物理、邏輯）
|
|
記錄
類型
|
定長(zhǎng)
可變長(zhǎng)
其他
|
記錄總數(shù)
|
|
|
總字節(jié)數(shù)
|
|
|
記錄字符,、圖形,、音頻、視頻及文件格式
|
|
|
文件載體
|
型號(hào)：
數(shù)量：
備份數(shù)：
|
|
|
制表審核
|
填表人
年月日
|
|
審核人
年月日
|
表A.2電子文件登記表（續(xù)頁）
|
文件
編號(hào)
|
題名
|
形成
時(shí)間
|
文件稿本代碼
|
文件類別代碼
|
載體
代碼
|
保管
期限
|
備注
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
