第一章 總 則
第一條 為規(guī)范電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實(shí),、完整,、可用和安全,，保存黨和國(guó)家歷史記錄,，促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定,，制定本辦法,。
第二條 本辦法所稱電子檔案，是指機(jī)關(guān),、團(tuán)體,、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。
第三條 移交與接收的電子檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)可靠,、齊全完整和安全可用,；涉密電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)保密安全的要求。
第四條 各級(jí)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案的移交,、接收工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),。檔案移交單位和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行電子檔案移交和接收職責(zé)。
第二章 電子檔案移交
第五條 屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的電子檔案,，應(yīng)當(dāng)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交,。
第六條 檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。對(duì)于有特殊要求的電子檔案,，可以適當(dāng)延長(zhǎng)移交時(shí)間,。涉密電子檔案移交時(shí)間另行規(guī)定。
第七條 電子檔案移交的基本要求：
（一）元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子檔案一起移交,，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù),；
（二）電子檔案的文件格式按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；
（三）電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì),、縮微制品等載體的,，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息；
（四）采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交,，壓縮的電子檔案應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交,；特殊格式的電子檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一起移交；
（五）檔案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。
第八條 電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù),、檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù),、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。
第九條 電子檔案的移交可采用離線或在線方式進(jìn)行,。
第十條 離線移交電子檔案應(yīng)當(dāng)滿足下列基本要求：
（一）移交單位一般采用光盤(pán)移交電子檔案,，光盤(pán)應(yīng)當(dāng)符合歸檔要求；
（二）移交單位一般向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交一套光盤(pán),，光盤(pán)應(yīng)當(dāng)單個(gè)裝盒,；
（三）移交單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求進(jìn)行光盤(pán)數(shù)據(jù)刻錄及檢測(cè)；
（四） 存儲(chǔ)電子檔案的載體和載體盒上應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注反映其內(nèi)容的標(biāo)簽（標(biāo)簽的標(biāo)注方法見(jiàn)附件1）,；
（五）移交載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)見(jiàn)附件2,。
第十一條 在線移交電子檔案的單位應(yīng)當(dāng)通過(guò)與管理要求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)包含符合要求的電子檔案及其元數(shù)據(jù),，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一般為一張或多張光盤(pán)載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)組合,，單張光盤(pán)的數(shù)據(jù)量小于光盤(pán)的實(shí)際容量。
第十二條 檔案移交單位在向國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案之前,，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn),，合格后方可移交,。
第三章 電子檔案接收
第十三條 國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案接收平臺(tái)，進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)的接收,、檢驗(yàn)、遷移,、轉(zhuǎn)換,、存儲(chǔ)等工作。
第十四條 電子檔案接收的主要流程是：檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù),、辦理交接手續(xù),、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息,、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù),、存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)等步驟,。
第十五條 國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn),，合格后方可接收,。
第十六條 電子檔案檢驗(yàn)合格后辦理交接手續(xù),，填寫(xiě)《電子檔案移交與接收登記表》（見(jiàn)附件3），由交接雙方簽字、蓋章,，各自留存一份,；《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)。
第十七條 國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)將電子檔案交接,、遷移,、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等信息補(bǔ)充到電子檔案元數(shù)據(jù)中,。
第十八條 國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換前后的一致性進(jìn)行校驗(yàn),。
第十九條 國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案載體保存5年以上。
第二十條 國(guó)家綜合檔案館對(duì)電子檔案載體應(yīng)當(dāng)按照DA/T 38《電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》和DA/T 15《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》進(jìn)行管理,。
第四章 附 則
第二十一條 本辦法適用于各級(jí)檔案移交單位和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館,，其他單位和檔案館可參照?qǐng)?zhí)行。
第二十二條 本辦法由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋,。
第二十三條 本辦法自發(fā)布之日起施行,。
附件1
電子檔案載體標(biāo)注內(nèi)容
載體標(biāo)識(shí)：全宗號(hào)—年度—載體順序號(hào)。
載體盒標(biāo)注：全宗號(hào),、年度,、載體順序號(hào)、數(shù)據(jù)量,、密級(jí),、保管期限、存入日期,、運(yùn)行環(huán)境,、套別等。
1. 全宗號(hào)是檔案館分配給立檔單位的編號(hào),；
2. 年度是該載體內(nèi)檔案起止年度如2001年至2006年即標(biāo)定為2001/2006,；
3. 載體順序號(hào)是電子檔案載體排列的順序號(hào)，由阿拉伯?dāng)?shù)字組成,；
4. 數(shù)據(jù)量是載體內(nèi)檔案存儲(chǔ)容量,；
5. 密級(jí)按存儲(chǔ)在載體內(nèi)電子檔案的密級(jí)標(biāo)注，保管期限按存儲(chǔ)在載體內(nèi)電子檔案的保管期限標(biāo)注,；
6,、存入日期是將電子檔案拷貝至載體的日期，格式為年月日,，如2011年2月8日即寫(xiě)為20110208,；
7. 運(yùn)行環(huán)境即識(shí)別或操作電子檔案的軟、硬件平臺(tái),；
8. 套別是指檔案館存儲(chǔ)電子檔案載體的套號(hào),，用大寫(xiě)英文字母A,、B、C表示,。A表示封存保管,，B表示查閱利用，C表示異地備份,。附件2
電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)
移交載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)如下圖所示：
（一）說(shuō)明文件命名為“說(shuō)明文件.TXT”,，一個(gè)載體只有一個(gè)說(shuō)明文件，存放本載體有關(guān)信息,，包括載體參數(shù)(如載體容量,、載體類型等)、載體編號(hào),、載體保管單位,、載體制作單位、載體檢查單位,、讀取本載體內(nèi)檔案所需要的軟硬件環(huán)境及其他各種有助于說(shuō)明本載體的信息,。
（二）目錄文件命名為“文件目錄.XML”及“案卷目錄.XML”，存放有關(guān)檔案的目錄信息,，目錄文件與每份電子檔案相對(duì)應(yīng),，根據(jù)電子檔案具體歸檔方式進(jìn)行文件級(jí)描述或案卷級(jí)描述（將標(biāo)識(shí)中的“文件”二字改為“案卷”），每個(gè)條目中包括載體內(nèi)電子檔案順序號(hào),、檔號(hào),、責(zé)任者、題名,、日期,、密級(jí)、電子檔案名稱,、備注等內(nèi)容,。 目錄文件XML信息格式如下（encoding屬性值可以是“GB18030”、“GB2312”,、“UTF—8”）：
<?xml version="1.0" encoding="GB18030"?>
<文件目錄>
<文件>
<順序號(hào)> </順序號(hào)>
<檔號(hào)> </檔號(hào)>
<責(zé)任者> </責(zé)任者>
<題名> </題名>
<日期> </日期>
<密級(jí)> </密級(jí)>
<電子檔案名稱> </電子檔案名稱>
<備注> </備注>
</文件>
………
<文件>
………
</文件>
</文件目錄>
（三）電子檔案文件夾命名為“電子檔案”，存放電子檔案及其元數(shù)據(jù),，一般按年度—類別—文件的層次設(shè)置文件夾,。根據(jù)檔案整理和分類方法以及實(shí)際情況可對(duì)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)中的類別、案卷,、文件等層級(jí)進(jìn)行取舍,。
（四）其他文件夾命名為“其他”，存放各種其他存入載體的文件,，主要包括：所采用的元數(shù)據(jù)規(guī)范,、數(shù)據(jù)封裝規(guī)范,、分類編號(hào)規(guī)則、文件命名規(guī)則,、XML模式及交接信息（包含交接,、遷移、轉(zhuǎn)換,、保存等元數(shù)據(jù)和《電子檔案移交與接收登記表》的掃描件或電子簽名件）等等,，這些文件應(yīng)采用TXT、XML和符合長(zhǎng)期保存要求的格式,。
附件3
電子檔案移交與接收登記表
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交接工作名稱
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內(nèi)容描述
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移交電子檔案數(shù)量
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移交數(shù)據(jù)量
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載體起止順序號(hào)
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移交載體類型,、規(guī)格
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檢驗(yàn)內(nèi)容
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單位名稱
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移交單位：
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接收單位：
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準(zhǔn)確性檢驗(yàn)
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完整性檢驗(yàn)
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可用性檢驗(yàn)
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安全性檢驗(yàn)
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載體外觀檢驗(yàn)
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填表人(簽名)
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年 月 日
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年 月 日
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審核人(簽名)
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年 月 日
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年 月 日
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單位(印章)
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年 月 日
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年 月 日
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填寫(xiě)說(shuō)明：
1.交接工作名稱:按移交單位或全宗號(hào)、移交檔案的年度,、批次等內(nèi)容描述本次交接工作,。
2.內(nèi)容描述：交接檔案內(nèi)容、類別,、數(shù)據(jù)類型,、格式、交接方式,、過(guò)程等說(shuō)明事項(xiàng),。
3.移交電子檔案數(shù)量：交接檔案的文件總數(shù)和案卷總數(shù)。
4.移交數(shù)據(jù)量：一般以GB為單位,，精確到小數(shù)點(diǎn)后3位,。
5.載體起止順序號(hào)：在線移交時(shí)，按載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)組織數(shù)據(jù),，并標(biāo)其順序號(hào),。
6.移交載體類型、規(guī)格：在線移交時(shí),，填寫(xiě)“在線”,。
7.準(zhǔn)確性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)移交檔案的內(nèi)容、范圍的正確性及交接前后數(shù)據(jù)的一致性,，可填寫(xiě)檢驗(yàn)方法,。
8.完整性檢驗(yàn)：移交的檔案和檔案數(shù)據(jù)的完整性檢驗(yàn)
9.可用性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)電子檔案的可讀性等。
10.安全性檢驗(yàn)：對(duì)計(jì)算機(jī)病毒等進(jìn)行檢測(cè),。
11.載體外觀檢驗(yàn)：檢查載體標(biāo)識(shí),、有無(wú)劃痕、是否清潔等,。
