1 名詞術(shù)語(yǔ)
1.1 數(shù)碼照片：指用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。
1.2 數(shù)碼照片檔案：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片、文字說(shuō)明兩部分組成。
1.3數(shù)碼照片文件目錄：以張為單位依照一定的格式輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)碼照片檔案存儲(chǔ)、管理的文件級(jí)目錄信息。為建立統(tǒng)一的照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)碼照片文件目錄采用照片檔案文件級(jí)目錄的格式。
1.4數(shù)碼照片光盤(pán)目錄：以盒為單位依照一定的格式輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)碼照片光盤(pán)管理的案卷級(jí)目錄信息。為建立統(tǒng)一的特種載體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)碼照片光盤(pán)目錄采用特種載體檔案案卷級(jí)目錄的格式。
2 收集
2.1收集范圍：凡是反映本單位工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片均屬收集范圍。具體參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11821—2002《照片檔案管理規(guī)范》收集。
2.2 收集要求
2.2.1由拍攝者或拍攝部門(mén)收集并編寫(xiě)文字說(shuō)明后，及時(shí)向本單位檔案室歸檔，或隨其他載體檔案一起歸檔。
2.2.2 文字說(shuō)明以EXCEL電子表格形式，以張為單位，著錄數(shù)碼照片題名、拍攝者、拍攝時(shí)間、文件位置四個(gè)項(xiàng)目。
2.2.2.1數(shù)碼照片題名：簡(jiǎn)明扼要地反映每一張照片的具體內(nèi)容，包括地點(diǎn)、人物、事由、背景等要素。例：市檔案局x x x局長(zhǎng)在全市檔案工作會(huì)議上做工作報(bào)告。
2.2.2.2 拍攝者：照片的拍攝單位或拍攝人。例：李四。
2.2.2.3 拍攝時(shí)間：照片的拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。如20040104。
2.2.2.4 文件位置：反映該數(shù)碼照片存儲(chǔ)的文件夾及照片的名稱(chēng)。
2.2.3 數(shù)碼照片收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為JPEG、TIFF格式。
2.2.4 拍攝數(shù)碼照片的像素?cái)?shù)應(yīng)在300萬(wàn)以上，掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于600dpi。
2.2.5 永久、長(zhǎng)期保管的數(shù)碼照片應(yīng)同時(shí)沖洗紙質(zhì)照片歸檔，紙質(zhì)照片檔案管理參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB／T11821-2002《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行，紙質(zhì)照片檔案整理時(shí)應(yīng)注明對(duì)應(yīng)數(shù)碼照片的檔號(hào)，格式為：全宗號(hào)一目錄號(hào)一盤(pán)號(hào)一數(shù)碼照片號(hào)。
3整理
3.1 鑒定
對(duì)于沒(méi)有歸檔價(jià)值的或重復(fù)的照片必須剔除。反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片一般只收集一張。歸檔的每一張數(shù)碼照片都要確定保管期限，保管期限的劃分參照文書(shū)檔案。
3.2 分類(lèi)
將數(shù)碼照片按其形成年度和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)。不同年度、內(nèi)容的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理。分類(lèi)方法可參照紙質(zhì)照片分類(lèi)方法。
3.3 排列、編號(hào)
每一個(gè)年度建立一個(gè)總文件夾。總文件夾下建立類(lèi)文件夾，存放分類(lèi)后的數(shù)碼照片文件。數(shù)碼照片文件按時(shí)間(或重要程度)先后排列，一組聯(lián)系密切的數(shù)碼照片應(yīng)排列在一起。文件夾內(nèi)的每一張數(shù)碼照片按其排列順序編號(hào)，形成數(shù)碼照片號(hào)(又稱(chēng)數(shù)碼照片文件名)。數(shù)碼照片號(hào)為年度+流水號(hào)，年度和流水號(hào)各為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，不足四位的在前補(bǔ)“0”。例：排列為2004年歸檔的第16張數(shù)碼照片，將其拷貝到指定文件夾下，重命名為20040016.jpg(數(shù)碼照相機(jī)照片)或20040016.tif(掃描照片)，并加簡(jiǎn)要文字說(shuō)明。一個(gè)年度內(nèi)，要按保管期限以一個(gè)大流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)排列，不允許重復(fù)編號(hào)。
3.4 編制照片檔案說(shuō)明和文件級(jí)目錄
3.4.1每個(gè)類(lèi)文件夾都注明保管期限，文件夾中要用文本文檔(TXT)做一個(gè)“本組說(shuō)明”，簡(jiǎn)要介紹本文件夾中照片反映的內(nèi)容，同時(shí)另用EXCEL電子表格形式逐張登記照片題名、拍攝者、拍攝時(shí)間、文件位置等項(xiàng)。
3.4.2 數(shù)碼照片檔案文件級(jí)目錄以張為單位編制，以便建立統(tǒng)一的照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理與檢索。目錄應(yīng)按保管期限分別編制。
3.4.3數(shù)碼照片檔案文件級(jí)目錄項(xiàng)目包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、數(shù)碼照片號(hào)、照片題名、拍攝者、拍攝時(shí)間、參見(jiàn)號(hào)、保管期限、存放位置、盤(pán)號(hào)、備注。
3.4.3.1 全宗號(hào)：檔案館給定每一進(jìn)館單位的全宗代碼。例：J0001。
3.4.3.2目錄號(hào)：全宗內(nèi)數(shù)碼照片檔案所屬案卷目錄的順序號(hào)。
3.4.3.3 案卷號(hào)：案卷排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。
3.4.3.4 數(shù)碼照片號(hào)：案卷內(nèi)照片的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。（見(jiàn)3.3）
3.4.3.5參見(jiàn)號(hào)：與本張照片有聯(lián)系的其它檔案的檔號(hào),格式為:全宗號(hào)__目錄號(hào)__案卷號(hào)__張頁(yè)號(hào)。
3.4.3.6 保管期限：一般分為永久、長(zhǎng)期、短期。
3.4.3.7 數(shù)據(jù)目錄號(hào)：全宗內(nèi)包括數(shù)碼照片光盤(pán)、錄音帶、錄像帶等在內(nèi)的特種載體檔案所屬案卷目錄的順序號(hào)。
3.4.3.8 盤(pán)號(hào)：數(shù)碼照片光盤(pán)與其他特種載體檔案（含錄音、錄像帶等）以盤(pán)（或盒）為單位統(tǒng)一編制的流水號(hào)。用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。
3.4.3.9存放位置：數(shù)碼照片在電腦系統(tǒng)中的文件存貯路徑。
4 光盤(pán)刻制與編目
4.1一個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片應(yīng)拷貝至一盤(pán)或多盤(pán)載體中，如果是多盤(pán)載體，應(yīng)按保管期限分別拷貝。不同歸檔年度的數(shù)碼照片不應(yīng)存儲(chǔ)在一盤(pán)載體中。
4.2推薦采用只讀光盤(pán)作為數(shù)碼照片的保存載體。禁用軟盤(pán)作為數(shù)碼照片長(zhǎng)期保存的載體。刻制光盤(pán)時(shí)應(yīng)選擇“一次性寫(xiě)入”方式，光盤(pán)刻制完成后裝入光盤(pán)盒，并填寫(xiě)封面內(nèi)容。
4.3數(shù)碼照片光盤(pán)刻制內(nèi)容包括數(shù)碼照片文件夾、數(shù)碼照片文件目錄、光盤(pán)說(shuō)明文件。
4.3.1光盤(pán)說(shuō)明文件
文件名稱(chēng)為SM．TXT的文本字符文件，說(shuō)明本光盤(pán)各類(lèi)信息。內(nèi)容包括套別、全宗名稱(chēng)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、盤(pán)號(hào)、題名、起始時(shí)間、終止時(shí)間、保管期限、張數(shù)、光盤(pán)類(lèi)型，文件類(lèi)型、制作時(shí)間、制作軟件、制作設(shè)備、制作人、審核人。
4.3.1.1 套別：填寫(xiě)A、B、C。其中A表示封存，B表示利用，C表示異地保存。
4.3.1.2 全宗名稱(chēng)：立檔單位的全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。
4.3.1.3 題名：反映數(shù)碼照片光盤(pán)的內(nèi)容，基本結(jié)構(gòu)為全宗名稱(chēng)+年度名稱(chēng)(內(nèi)容)數(shù)碼照片檔案。
4.3.1.4 起始時(shí)間：光盤(pán)內(nèi)數(shù)碼照片的起始年月，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
4.3.1.5 終止時(shí)間：光盤(pán)內(nèi)數(shù)碼照片的終止年月，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
4.3.1.6 張數(shù)：光盤(pán)內(nèi)數(shù)碼照片的張數(shù)，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
4.3.1.7 光盤(pán)類(lèi)型：分CD-R、CD-RW，DVD等。
4.3.1.8 文件類(lèi)型：光盤(pán)內(nèi)容的文件類(lèi)型，分JPG、TIF、VCD、DVD等，數(shù)碼照片光盤(pán)則填寫(xiě)JPG或TIF。
4.3.1.9 制作時(shí)間：制作數(shù)碼照片光盤(pán)的時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
4.3.1.10 制作軟件：制作數(shù)碼照片光盤(pán)使用的軟件名稱(chēng)。
4.3.1.11 制作設(shè)備：制作數(shù)碼照片光盤(pán)使用的硬件名稱(chēng)。
4.3.1.12 制作人：制作數(shù)碼照片光盤(pán)人員的姓名。
4.3.1.13 審核人：負(fù)責(zé)檢查數(shù)碼照片光盤(pán)質(zhì)量人員的姓名。
4.3.2 數(shù)碼照片文件夾，即存放數(shù)碼照片的文件夾DATA。
4.3.3 數(shù)碼照片文件目錄，即文件名稱(chēng)為ML．XLS的電子表格文件，目錄內(nèi)容對(duì)應(yīng)DATA中存放的數(shù)碼照片，由照片檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中提取形成。
4.4光盤(pán)裝盒
光盤(pán)刻制后應(yīng)裝入光盤(pán)專(zhuān)用包裝盒，包裝盒封面內(nèi)容與光盤(pán)說(shuō)明文件內(nèi)容相同，應(yīng)逐一填寫(xiě)．
4.5 特種載體檔案案卷級(jí)目錄
除紙質(zhì)照片檔案外，包括數(shù)碼照片光盤(pán)，錄音錄像帶，硬盤(pán)等在內(nèi)的特種載體檔案統(tǒng)一使用特種載體檔案案卷級(jí)目錄。特種載體檔案案卷級(jí)目錄項(xiàng)目包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、盤(pán)號(hào)、載體類(lèi)型、載體名稱(chēng)、題名、起始年月、終止年月，張(件)數(shù)、保管期限、備注。
5 保管
5.1 數(shù)碼照片光盤(pán)應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。套別用符號(hào)表示分別為：A、B、C。
5.2 光盤(pán)做防寫(xiě)處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
5.3 光盤(pán)只有在使用時(shí)才能將其從包裝物中取出，使用后及時(shí)放回包裝物中。如果光盤(pán)有污漬，可用水或中性清潔劑清潔，如用酒精清洗。不要使用玻璃清潔劑或溶劑。用擦拭照相機(jī)鏡頭的棉紙從中心向邊緣輕輕擦拭，不能沿圓形軌邊擦拭。
5.4 光盤(pán)應(yīng)放在堅(jiān)硬的塑料包裝盒內(nèi)豎立存放，避免擠壓。不得彎折，不得堆疊存放。
5.5 光盤(pán)的標(biāo)簽應(yīng)粘貼在光盤(pán)的包裝物上，不得直接在光盤(pán)上粘貼標(biāo)記。
5.6 光盤(pán)的存放環(huán)境要遠(yuǎn)高強(qiáng)磁場(chǎng)并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離，環(huán)境溫度應(yīng)控制在17℃—20℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35K—45％。
5.7 光盤(pán)一般每滿(mǎn)4年轉(zhuǎn)存一次，原盤(pán)同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。
