1 名詞術(shù)語
1.1 數(shù)碼照片：指用掃描儀,、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的形式存儲于磁帶,、磁盤,、光盤等載體,，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。
1.2 數(shù)碼照片檔案：國家機(jī)構(gòu),、社會組織以及個人在社會活動中形成的,，有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片,、文字說明兩部分組成,。
1.3數(shù)碼照片文件目錄：以張為單位依照一定的格式輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)對數(shù)碼照片檔案存儲,、管理的文件級目錄信息,。為建立統(tǒng)一的照片檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)碼照片文件目錄采用照片檔案文件級目錄的格式。
1.4數(shù)碼照片光盤目錄：以盒為單位依照一定的格式輸入計(jì)算機(jī),，實(shí)現(xiàn)對數(shù)碼照片光盤管理的案卷級目錄信息,。為建立統(tǒng)一的特種載體檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)碼照片光盤目錄采用特種載體檔案案卷級目錄的格式,。
2 收集
2.1收集范圍：凡是反映本單位工作活動,，具有查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片均屬收集范圍。具體參照國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11821—2002《照片檔案管理規(guī)范》收集,。
2.2 收集要求
2.2.1由拍攝者或拍攝部門收集并編寫文字說明后,，及時向本單位檔案室歸檔，或隨其他載體檔案一起歸檔,。
2.2.2 文字說明以EXCEL電子表格形式,，以張為單位，著錄數(shù)碼照片題名,、拍攝者,、拍攝時間、文件位置四個項(xiàng)目,。
2.2.2.1數(shù)碼照片題名：簡明扼要地反映每一張照片的具體內(nèi)容，包括地點(diǎn),、人物,、事由、背景等要素,。例：市檔案局x x x局長在全市檔案工作會議上做工作報(bào)告,。
2.2.2.2 拍攝者：照片的拍攝單位或拍攝人。例：李四,。
2.2.2.3 拍攝時間：照片的拍攝時間,，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。如20040104,。
2.2.2.4 文件位置：反映該數(shù)碼照片存儲的文件夾及照片的名稱,。
2.2.3 數(shù)碼照片收集時應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為JPEG、TIFF格式,。
2.2.4 拍攝數(shù)碼照片的像素?cái)?shù)應(yīng)在300萬以上,，掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于600dpi。
2.2.5 永久,、長期保管的數(shù)碼照片應(yīng)同時沖洗紙質(zhì)照片歸檔,，紙質(zhì)照片檔案管理參照國家標(biāo)準(zhǔn)GB／T11821-2002《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行，紙質(zhì)照片檔案整理時應(yīng)注明對應(yīng)數(shù)碼照片的檔號,，格式為：全宗號一目錄號一盤號一數(shù)碼照片號,。
3整理
3.1 鑒定
對于沒有歸檔價(jià)值的或重復(fù)的照片必須剔除。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只收集一張。歸檔的每一張數(shù)碼照片都要確定保管期限,，保管期限的劃分參照文書檔案,。
3.2 分類
將數(shù)碼照片按其形成年度和內(nèi)容進(jìn)行分類。不同年度,、內(nèi)容的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理,。分類方法可參照紙質(zhì)照片分類方法。
3.3 排列,、編號
每一個年度建立一個總文件夾,。總文件夾下建立類文件夾,，存放分類后的數(shù)碼照片文件,。數(shù)碼照片文件按時間(或重要程度)先后排列，一組聯(lián)系密切的數(shù)碼照片應(yīng)排列在一起,。文件夾內(nèi)的每一張數(shù)碼照片按其排列順序編號,，形成數(shù)碼照片號(又稱數(shù)碼照片文件名)。數(shù)碼照片號為年度+流水號,，年度和流水號各為4位阿拉伯?dāng)?shù)字,，不足四位的在前補(bǔ)“0”。例：排列為2004年歸檔的第16張數(shù)碼照片,，將其拷貝到指定文件夾下,，重命名為20040016.jpg(數(shù)碼照相機(jī)照片)或20040016.tif(掃描照片)，并加簡要文字說明,。一個年度內(nèi),，要按保管期限以一個大流水號進(jìn)行編號排列，不允許重復(fù)編號,。
3.4 編制照片檔案說明和文件級目錄
3.4.1每個類文件夾都注明保管期限,，文件夾中要用文本文檔(TXT)做一個“本組說明”，簡要介紹本文件夾中照片反映的內(nèi)容,，同時另用EXCEL電子表格形式逐張登記照片題名,、拍攝者、拍攝時間,、文件位置等項(xiàng),。
3.4.2 數(shù)碼照片檔案文件級目錄以張為單位編制，以便建立統(tǒng)一的照片檔案數(shù)據(jù)庫,，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理與檢索,。目錄應(yīng)按保管期限分別編制。
3.4.3數(shù)碼照片檔案文件級目錄項(xiàng)目包括全宗號,、目錄號,、案卷號,、數(shù)碼照片號、照片題名,、拍攝者,、拍攝時間、參見號,、保管期限,、存放位置、盤號,、備注,。
3.4.3.1 全宗號：檔案館給定每一進(jìn)館單位的全宗代碼。例：J0001,。
3.4.3.2目錄號：全宗內(nèi)數(shù)碼照片檔案所屬案卷目錄的順序號,。
3.4.3.3 案卷號：案卷排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識,。
3.4.3.4 數(shù)碼照片號：案卷內(nèi)照片的排列順序號,，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。（見3.3）
3.4.3.5參見號：與本張照片有聯(lián)系的其它檔案的檔號,格式為:全宗號__目錄號__案卷號__張頁號,。
3.4.3.6 保管期限：一般分為永久,、長期、短期,。
3.4.3.7 數(shù)據(jù)目錄號：全宗內(nèi)包括數(shù)碼照片光盤,、錄音帶、錄像帶等在內(nèi)的特種載體檔案所屬案卷目錄的順序號,。
3.4.3.8 盤號：數(shù)碼照片光盤與其他特種載體檔案（含錄音、錄像帶等）以盤（或盒）為單位統(tǒng)一編制的流水號,。用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識,。
3.4.3.9存放位置：數(shù)碼照片在電腦系統(tǒng)中的文件存貯路徑。
4 光盤刻制與編目
4.1一個歸檔年度的數(shù)碼照片應(yīng)拷貝至一盤或多盤載體中,，如果是多盤載體,，應(yīng)按保管期限分別拷貝。不同歸檔年度的數(shù)碼照片不應(yīng)存儲在一盤載體中,。
4.2推薦采用只讀光盤作為數(shù)碼照片的保存載體,。禁用軟盤作為數(shù)碼照片長期保存的載體?？讨乒獗P時應(yīng)選擇“一次性寫入”方式,，光盤刻制完成后裝入光盤盒，并填寫封面內(nèi)容,。
4.3數(shù)碼照片光盤刻制內(nèi)容包括數(shù)碼照片文件夾,、數(shù)碼照片文件目錄、光盤說明文件。
4.3.1光盤說明文件
文件名稱為SM．TXT的文本字符文件,，說明本光盤各類信息,。內(nèi)容包括套別、全宗名稱,、全宗號,、目錄號、盤號,、題名,、起始時間、終止時間,、保管期限,、張數(shù)、光盤類型,，文件類型,、制作時間、制作軟件,、制作設(shè)備,、制作人、審核人,。
4.3.1.1 套別：填寫A,、B、C,。其中A表示封存,，B表示利用，C表示異地保存,。
4.3.1.2 全宗名稱：立檔單位的全稱或通用簡稱,。
4.3.1.3 題名：反映數(shù)碼照片光盤的內(nèi)容，基本結(jié)構(gòu)為全宗名稱+年度名稱(內(nèi)容)數(shù)碼照片檔案,。
4.3.1.4 起始時間：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的起始年月,，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
4.3.1.5 終止時間：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的終止年月,，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,。
4.3.1.6 張數(shù)：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的張數(shù)，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,。
4.3.1.7 光盤類型：分CD-R,、CD-RW，DVD等,。
4.3.1.8 文件類型：光盤內(nèi)容的文件類型,，分JPG,、TIF、VCD,、DVD等,，數(shù)碼照片光盤則填寫JPG或TIF。
4.3.1.9 制作時間：制作數(shù)碼照片光盤的時間,，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,。
4.3.1.10 制作軟件：制作數(shù)碼照片光盤使用的軟件名稱。
4.3.1.11 制作設(shè)備：制作數(shù)碼照片光盤使用的硬件名稱,。
4.3.1.12 制作人：制作數(shù)碼照片光盤人員的姓名,。
4.3.1.13 審核人：負(fù)責(zé)檢查數(shù)碼照片光盤質(zhì)量人員的姓名。
4.3.2 數(shù)碼照片文件夾,，即存放數(shù)碼照片的文件夾DATA,。
4.3.3 數(shù)碼照片文件目錄，即文件名稱為ML．XLS的電子表格文件,，目錄內(nèi)容對應(yīng)DATA中存放的數(shù)碼照片,，由照片檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫中提取形成。
4.4光盤裝盒
光盤刻制后應(yīng)裝入光盤專用包裝盒,，包裝盒封面內(nèi)容與光盤說明文件內(nèi)容相同,，應(yīng)逐一填寫．
4.5 特種載體檔案案卷級目錄
除紙質(zhì)照片檔案外，包括數(shù)碼照片光盤,，錄音錄像帶,，硬盤等在內(nèi)的特種載體檔案統(tǒng)一使用特種載體檔案案卷級目錄。特種載體檔案案卷級目錄項(xiàng)目包括全宗號,、目錄號,、盤號、載體類型,、載體名稱,、題名、起始年月,、終止年月，張(件)數(shù),、保管期限,、備注。
5 保管
5.1 數(shù)碼照片光盤應(yīng)一式三套,，一套封存保管,，一套供查閱使用，一套異地保存,。套別用符號表示分別為：A,、B、C,。
5.2 光盤做防寫處理,。避免擦、劃,、觸摸記錄涂層,。
5.3 光盤只有在使用時才能將其從包裝物中取出，使用后及時放回包裝物中,。如果光盤有污漬,，可用水或中性清潔劑清潔，如用酒精清洗,。不要使用玻璃清潔劑或溶劑,。用擦拭照相機(jī)鏡頭的棉紙從中心向邊緣輕輕擦拭，不能沿圓形軌邊擦拭,。
5.4 光盤應(yīng)放在堅(jiān)硬的塑料包裝盒內(nèi)豎立存放,，避免擠壓。不得彎折,，不得堆疊存放,。
5.5 光盤的標(biāo)簽應(yīng)粘貼在光盤的包裝物上，不得直接在光盤上粘貼標(biāo)記,。
5.6 光盤的存放環(huán)境要遠(yuǎn)高強(qiáng)磁場并與有害氣體,、強(qiáng)紫外線隔離，環(huán)境溫度應(yīng)控制在17℃—20℃,，相對濕度應(yīng)控制在35K—45％,。
5.7 光盤一般每滿4年轉(zhuǎn)存一次，原盤同時保留時間不少于4年,。
