隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,，計算機(jī)應(yīng)用的日益普及和電子文件的大量涌現(xiàn),，實現(xiàn)檔案的信息化管理,，已成為當(dāng)前和今后一個時期檔案部門和檔案工作者面臨的一項重要任務(wù),，也是檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢,。
檔案信息化管理的主要內(nèi)容
檔案的信息化管理是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實踐,，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發(fā)展并指導(dǎo)著具體工作,。其主要內(nèi)容包括：
檔案資源技術(shù)信息化,。在信息時代,，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導(dǎo),，檔案資源信息化將檔案資源和檔案各項管理過程,，通過信息系統(tǒng)加工和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息,，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序,、進(jìn)行信息化有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案資源的社會共享,。由此可見,，信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案信息化管理的核心內(nèi)容,，其主要內(nèi)容包括：一是檔案信息資源建設(shè),，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段,，建立起各類規(guī)范化,、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫,；二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè),，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺,，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。
檔案管理方法科學(xué)化,。檔案管理工作方法科學(xué)化,，就是根據(jù)信息社會的特點和檔案工作的客觀規(guī)律進(jìn)行合理的組織計劃和控制。自然科學(xué)和社會科學(xué)的最新研究成果運用到檔案管理中,，如在系統(tǒng)論,、控制論等的指導(dǎo)下作出正確的決策。此外,，管理方法的科學(xué)化還包括正確恰當(dāng)?shù)剡\用經(jīng)濟(jì)手段和行政手段按照管理對象的實際和它自身固有的規(guī)律來決定采用哪些手段,，以及使用這些手段乃至最終用法律形式來保證。管理方法的科學(xué)化是新形勢下管理現(xiàn)代化的核心,。
管理人員素質(zhì)現(xiàn)代化,。信息時代檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革,，對檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識,、科學(xué)技術(shù)知識及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應(yīng)具備廣博的知識外,，還要有一個結(jié)構(gòu)合理的人才群體,。檔案管理人員要有一個合理的比例，有較好的知識結(jié)構(gòu),、年齡結(jié)構(gòu),、素質(zhì)結(jié)構(gòu)等,。
檔案服務(wù)的社會化。隨著社會檔案意識的增強(qiáng)及檔案效益的顯現(xiàn),，檔案利用從用戶對象上正在發(fā)生著明顯的變化,，非官方組織與社會公眾對檔案的利用不斷增長，經(jīng)濟(jì)活動利用明顯上升,。隨著檔案進(jìn)一步開放,、電子文檔的實行，檔案利用將出現(xiàn)跨地域,、跨行業(yè)的局面,，突破時空界限，真正實現(xiàn)資源共享,。
推進(jìn)檔案信息化管理的對策
檔案的信息化管理是管理理念,、管理方法和管理技術(shù)等的創(chuàng)新過程。作為檔案管理部門和檔案工作者,，要注重提高自身素質(zhì),，增強(qiáng)管理信息化、現(xiàn)代化理念,，適應(yīng)社會發(fā)展的需求,。
統(tǒng)籌規(guī)劃，系統(tǒng)規(guī)范化,。當(dāng)前我國電子政務(wù)建設(shè)發(fā)展勢頭迅猛,，檔案部門要努力將檔案信息化系統(tǒng)納入電子政務(wù)建設(shè)系統(tǒng)，通過參與電子信息資源的管理,，一方面可為電子政務(wù)建設(shè)提供基礎(chǔ)保障,，另一方面借以擴(kuò)大檔案資源的收集和管理范圍，逐步將檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)成為社會信息資源的樞紐和基地,。規(guī)劃,、規(guī)范不能照搬照套，要緊緊圍繞檔案行業(yè)實際,，制定出內(nèi)容詳實,、操作性強(qiáng)的實施細(xì)則，其中對本單位,、本專業(yè),、本系統(tǒng)信息化建設(shè)的總目標(biāo)和階段性目標(biāo)都應(yīng)有比較準(zhǔn)確、具體的定位,。在此基礎(chǔ)上檔案行政管理部門要加強(qiáng)監(jiān)督,，嚴(yán)格把關(guān)，以確保所轄范圍內(nèi)檔案信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源的互通互聯(lián)。
加大投入,，服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化,。應(yīng)當(dāng)加大投入，逐步建立起多功能的,、綜合性強(qiáng),、覆蓋面廣的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)。其中包括：建立館藏資源信息庫,，用計算機(jī)檢索代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案卡片式檢索,；館藏按國家統(tǒng)一規(guī)劃編制數(shù)據(jù)庫，如檔案目錄數(shù)據(jù)庫,、電子光盤數(shù)據(jù)庫,、專題數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫等，逐步建立全國性,、地區(qū)性信息網(wǎng)絡(luò),，為用戶提供電子函件、電子資料傳遞,、信息查詢,、網(wǎng)絡(luò)信息檢索等項服務(wù)；提供多媒體電子檔案資料服務(wù),，將檔案資料或文獻(xiàn)情報資料,，通過電子計算機(jī)或具有類似功能的設(shè)備供讀者閱讀使用，有條件的還可建立檔案資料閱覽室,。
強(qiáng)化培訓(xùn),，素質(zhì)專業(yè)化。隨著信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的普及與應(yīng)用,，新載體方式的公文將大幅度增加，機(jī)讀型,、視聽型檔案大量涌現(xiàn),，這些變化影響著檔案工作隊伍結(jié)構(gòu)及檔案人員的知識構(gòu)成。因此,，必須大力加強(qiáng)檔案工作者的培訓(xùn)和教育,，提高業(yè)務(wù)能力和知識水平，盡快地掌握新知識,、新理論和新技能,，不斷擴(kuò)大知識面，及時調(diào)整和完善自己的知識結(jié)構(gòu),。同時,，引進(jìn)專業(yè)人才，合理調(diào)整檔案工作者隊伍的專業(yè)結(jié)構(gòu),、年齡結(jié)構(gòu)和個人知識結(jié)構(gòu),。
尊重規(guī)律,，管理科學(xué)化。要以現(xiàn)代科學(xué)理論為指導(dǎo),，根據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律和檔案的特點進(jìn)行合理地組織,、計劃和控制。實現(xiàn)管理方法科學(xué)化,，就是要把單純用行政領(lǐng)導(dǎo)和宣傳教育的方法,，變?yōu)樾姓⒎?、?jīng)濟(jì),、宣教、資訊等方面的綜合管理,，以提高管理的功效,。實現(xiàn)管理機(jī)構(gòu)高效化，就是要在檔案組織機(jī)構(gòu)內(nèi)做到人盡其才,，物盡其用,；人員和財物的流通暢通，信息系統(tǒng)健全,，檔案信息傳遞及時,、準(zhǔn)確。
加強(qiáng)科研,，保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化,。傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)備等標(biāo)準(zhǔn)化以及檔案載體保管保護(hù)水平的標(biāo)準(zhǔn)化,。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用,，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案,、聲像檔案,、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁帶,、磁盤,、光盤等不同形式。因此,，以新型檔案載體作為對象的檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化將成為今后研究的重點內(nèi)容,，而且，它不僅要研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式方法,，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性,、真實性與完整性。在具體工作中對各類檔案的溫度、濕度,、防塵,、防磁等保管保護(hù)實施信息化，運用信息化技術(shù)實施監(jiān)控處理,。
