隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及和電子文件的大量涌現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，已成為當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期檔案部門和檔案工作者面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)，也是檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢。
檔案信息化管理的主要內(nèi)容
檔案的信息化管理是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發(fā)展并指導(dǎo)著具體工作。其主要內(nèi)容包括：
檔案資源技術(shù)信息化。在信息時(shí)代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導(dǎo)，檔案資源信息化將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、進(jìn)行信息化有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。由此可見，信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案信息化管理的核心內(nèi)容，其主要內(nèi)容包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。
檔案管理方法科學(xué)化。檔案管理工作方法科學(xué)化，就是根據(jù)信息社會(huì)的特點(diǎn)和檔案工作的客觀規(guī)律進(jìn)行合理的組織計(jì)劃和控制。自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)的最新研究成果運(yùn)用到檔案管理中，如在系統(tǒng)論、控制論等的指導(dǎo)下作出正確的決策。此外，管理方法的科學(xué)化還包括正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段和行政手段按照管理對象的實(shí)際和它自身固有的規(guī)律來決定采用哪些手段，以及使用這些手段乃至最終用法律形式來保證。管理方法的科學(xué)化是新形勢下管理現(xiàn)代化的核心。
管理人員素質(zhì)現(xiàn)代化。信息時(shí)代檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革，對檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應(yīng)具備廣博的知識(shí)外，還要有一個(gè)結(jié)構(gòu)合理的人才群體。檔案管理人員要有一個(gè)合理的比例，有較好的知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、素質(zhì)結(jié)構(gòu)等。
檔案服務(wù)的社會(huì)化。隨著社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)及檔案效益的顯現(xiàn)，檔案利用從用戶對象上正在發(fā)生著明顯的變化，非官方組織與社會(huì)公眾對檔案的利用不斷增長，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)利用明顯上升。隨著檔案進(jìn)一步開放、電子文檔的實(shí)行，檔案利用將出現(xiàn)跨地域、跨行業(yè)的局面，突破時(shí)空界限，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。
推進(jìn)檔案信息化管理的對策
檔案的信息化管理是管理理念、管理方法和管理技術(shù)等的創(chuàng)新過程。作為檔案管理部門和檔案工作者，要注重提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)管理信息化、現(xiàn)代化理念，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。
統(tǒng)籌規(guī)劃，系統(tǒng)規(guī)范化。當(dāng)前我國電子政務(wù)建設(shè)發(fā)展勢頭迅猛，檔案部門要努力將檔案信息化系統(tǒng)納入電子政務(wù)建設(shè)系統(tǒng)，通過參與電子信息資源的管理，一方面可為電子政務(wù)建設(shè)提供基礎(chǔ)保障，另一方面借以擴(kuò)大檔案資源的收集和管理范圍，逐步將檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)成為社會(huì)信息資源的樞紐和基地。規(guī)劃、規(guī)范不能照搬照套，要緊緊圍繞檔案行業(yè)實(shí)際，制定出內(nèi)容詳實(shí)、操作性強(qiáng)的實(shí)施細(xì)則，其中對本單位、本專業(yè)、本系統(tǒng)信息化建設(shè)的總目標(biāo)和階段性目標(biāo)都應(yīng)有比較準(zhǔn)確、具體的定位。在此基礎(chǔ)上檔案行政管理部門要加強(qiáng)監(jiān)督，嚴(yán)格把關(guān)，以確保所轄范圍內(nèi)檔案信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源的互通互聯(lián)。
加大投入，服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。應(yīng)當(dāng)加大投入，逐步建立起多功能的、綜合性強(qiáng)、覆蓋面廣的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)。其中包括：建立館藏資源信息庫，用計(jì)算機(jī)檢索代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案卡片式檢索；館藏按國家統(tǒng)一規(guī)劃編制數(shù)據(jù)庫，如檔案目錄數(shù)據(jù)庫、電子光盤數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫等，逐步建立全國性、地區(qū)性信息網(wǎng)絡(luò)，為用戶提供電子函件、電子資料傳遞、信息查詢、網(wǎng)絡(luò)信息檢索等項(xiàng)服務(wù)；提供多媒體電子檔案資料服務(wù)，將檔案資料或文獻(xiàn)情報(bào)資料，通過電子計(jì)算機(jī)或具有類似功能的設(shè)備供讀者閱讀使用，有條件的還可建立檔案資料閱覽室。
強(qiáng)化培訓(xùn)，素質(zhì)專業(yè)化。隨著信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的普及與應(yīng)用，新載體方式的公文將大幅度增加，機(jī)讀型、視聽型檔案大量涌現(xiàn)，這些變化影響著檔案工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)及檔案人員的知識(shí)構(gòu)成。因此，必須大力加強(qiáng)檔案工作者的培訓(xùn)和教育，提高業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平，盡快地掌握新知識(shí)、新理論和新技能，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，及時(shí)調(diào)整和完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，引進(jìn)專業(yè)人才，合理調(diào)整檔案工作者隊(duì)伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)。
尊重規(guī)律，管理科學(xué)化。要以現(xiàn)代科學(xué)理論為指導(dǎo)，根據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律和檔案的特點(diǎn)進(jìn)行合理地組織、計(jì)劃和控制。實(shí)現(xiàn)管理方法科學(xué)化，就是要把單純用行政領(lǐng)導(dǎo)和宣傳教育的方法，變?yōu)樾姓⒎伞⒔?jīng)濟(jì)、宣教、資訊等方面的綜合管理，以提高管理的功效。實(shí)現(xiàn)管理機(jī)構(gòu)高效化，就是要在檔案組織機(jī)構(gòu)內(nèi)做到人盡其才，物盡其用；人員和財(cái)物的流通暢通，信息系統(tǒng)健全，檔案信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確。
加強(qiáng)科研，保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化。傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)備等標(biāo)準(zhǔn)化以及檔案載體保管保護(hù)水平的標(biāo)準(zhǔn)化。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。因此，以新型檔案載體作為對象的檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，而且，它不僅要研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式方法，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。在具體工作中對各類檔案的溫度、濕度、防塵、防磁等保管保護(hù)實(shí)施信息化，運(yùn)用信息化技術(shù)實(shí)施監(jiān)控處理。
