1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的,具有保存價(jià)值的電子文件的形成,、積累,、歸檔,、保管,、利用,、統(tǒng)計(jì)的一般方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理,其他社會組織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)?！?/span>
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單 ( 不包 括勘誤的內(nèi)容 ) 或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn),然而,鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本,。凡是不注日期的引用文件,其最新版 本適用于本標(biāo)準(zhǔn),。
DA / T18 檔案著錄規(guī)則
DA / T 22 歸檔文件整理規(guī)則
3 術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn),?！?/span>
3.1
電子文件 electronic records
指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤,、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱 讀,、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！?/span>
3.2
歸檔電子文件 archival electronic records
指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件 (3.1) ,。
3.3
背景信息 context
指描述生成電子文件 (3.1) 的職能活動,、電子文件的作用,、辦理過程、結(jié)果,、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)
生影響的歷史環(huán)境等信息,。
3.4
元數(shù)據(jù) metadata
指描述電子文件 (3.1) 數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù),包括文件的格式,、編排結(jié)構(gòu),、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件,、字處理和圖形工具軟件,、字符集等數(shù)據(jù)?！?/span>
3.5
邏輯歸檔 logical filing
指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行,不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件 (3.1) 的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程,。
3.6
物理歸檔 physical filing
指把電子文件 (3.1) 集中下載到可脫機(jī)保存的載體上,向檔案部門移交的過程,?！?/span>
3.7
真實(shí)性 authenticity
指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息 (3.3) 進(jìn)行鑒定后,確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致,?！?/span>
3.8
完整性 integrity
指電子文件 (3.1) 的內(nèi)容、結(jié)構(gòu),、背景信息 (3.3) 和元數(shù)據(jù) (3.4) 等無缺損,。
3.9
有效性 utility
指電子文件( 3.1 )應(yīng)具備的可理解性和可被利用性,包括信息的可識別性,、存儲系統(tǒng)的可靠性,、載體的完好性和兼容性等?！?/span>
3.10
捕獲 capture
指對電子文件 (3.1) 進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和存儲的方法與過程,。
3.11
遷移 migration
指將源系統(tǒng)中的電子文件 (3.1) 向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程,?！?/span>
4 總則
4.1 電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其真實(shí)性、完整性和有效性,?！?/span>
4.2 應(yīng)對電子文件的形成、收集,、積累,、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理與監(jiān)控,保證管理工作的連續(xù)性,?！?/span>
4.3 應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍,、技術(shù)環(huán)境,、相關(guān)軟件,、版本、數(shù)據(jù)類型,、格式,、被操作數(shù)據(jù)、
檢測數(shù)據(jù)等要求,保證歸檔電子文件的質(zhì)量,?！?/span>
4.4 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致,?！?/span>
4.5 具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件,如沒有紙質(zhì)等拷貝件,必須制成紙質(zhì)文件或縮
微品等。歸檔時(shí),應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本,、紙質(zhì)版本或縮微品,。
4.6 應(yīng)保證電子文件的憑證作用,對只有電子簽章的電子文件,歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子
簽章,?！?/span>
5 電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證
5.1 應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施,從電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理
操作進(jìn)行管理登記,保證電子文件的產(chǎn)生,、處理過程符合規(guī)范,。
5.1.1 登記處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者(如起草者,、修改者,、審核者、簽發(fā)者等),?！?/span>
5.1.2 登記處理過程中的各類操作者 ( 打字者、發(fā)文者,、收文者,、存儲管理者等 ) ?！?/span>
5.1.3 登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息 ( 批示,、簽名、印章,、代碼等 ) ,。
5.1.4 登記電子文件傳遞,、交接過程中的其他標(biāo)識,。
5.2 應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施,保證電子文件的真實(shí)性,?！?/span>
5.2.1 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制,。
5.2.2 設(shè)置符合安全要求的操作日志,隨時(shí)自動記錄實(shí)施操作的人員,、時(shí)間,、設(shè)備、項(xiàng)目,、內(nèi)容等?！?/span>
5.2.3 對電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記,。
5.2.4 對電子簽章,、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施,。
5.3 應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù),?！?/span>
5.4 應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施?！?/span>
5.5 電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定,針對自然災(zāi)害,、非法訪問、非法操作,、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策,主要有:網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證;數(shù)據(jù)安全保證;操作安全保證,身份識別方法等,。
6 電子文件的收集與積累
6.1 收集積累要求
6.1.1 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況,有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)
被保留,。正式文件是紙質(zhì)的,如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)
容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留,。
6.1.2 當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí),應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非
正常改動,。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對電子文件進(jìn)行備份,存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上,。
6.1.3 對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài),暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件,應(yīng)采取捕獲措施,集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中,以防散失,?！?/span>
6.1.4 對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等,必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件,。文字型電子文件以 XML ,、 RTF 、 TXT 為通用格式,?！?/span>
6.1.5 對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件,收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格
式,如無法轉(zhuǎn)換,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以 JPEG ,、 TIFF 為通用格式,?！?/span>
6.1.6 對用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)
數(shù)據(jù)?！?/span>
6.1.7 對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件,應(yīng)同時(shí)收集其非通用格
式的壓縮算法和相關(guān)軟件,。視頻和多媒體電子文件以 MPEG 、 AVl 為通用格式,?！?/span>
6.1.8 對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件,應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件,。音頻
電子文件以 WAV ,、 MP3 為通用格式?！?/span>
6.1.9 對通用軟件產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號,、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊,、說明資料等,。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件,如不能轉(zhuǎn)換,收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集?！?/span>
6.1.10 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù),、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電
子文件一同收集?！?/span>
6.1.11 對套用統(tǒng)一模板的電子文件,在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下,其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行
存儲,被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存,。
6.1.12 定期制作電子文件的備份,?！?/span>
6.2 電子文件的登記
6.2.1 每份電子文件均應(yīng)在《電子文件登記表》中登記 ( 見附錄 A 的表 A.1 和表 A.2) ?！?/span>
6.2.2 電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存,。
6.2.3 電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與電子文件一同保存,永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)
等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存,?！?/span>
6.2.4 電子文件稿本代碼: M-- 草稿性電子文件; U-- 非正式電子文件; F-- 正式電子文件?！?/span>
6.2.5 電子文件類別代碼: T-- 文本文件; I-- 圖像文件; G-- 圖形文件; V-- 影像文件; A-- 聲音文件; O-- 超媒體鏈結(jié)文件; P-- 程序文件; D-- 數(shù)據(jù)文件,。
7 電子文件的歸檔
7.1 歸檔要求
文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交,并按
檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上,?！?/span>
7.2 鑒定
7.2.1 電子文件的鑒定工作,應(yīng)包括對電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級,、歸檔范
圍和劃定保管期限,。
7.2.2 歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對電子文件的真實(shí)性,、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn),并
由負(fù)責(zé)人簽署審核意見,檢驗(yàn)和審核結(jié)果填人《歸檔電子文件移交,、接收檢驗(yàn)登記表》 ( 見附錄 A 的
表 A.3) 。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性,、完整性和有效性,則應(yīng)把其
技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位,。
7.2.3 電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信
息和元數(shù)據(jù),?！?/span>
7.2.4 電子文件保管期限和密級的劃分工作,參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定
執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致,。應(yīng)在電子文件的機(jī)
讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識?！?/span>
7.3 歸檔時(shí)間
邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成,。
7.4 檢測
在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測,檢測內(nèi)容包括:硬件環(huán)
境的有效性,軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式,、有無病毒感染等,。
7.5 歸檔
電子文件的歸檔,按照鑒定標(biāo)識進(jìn)行,。電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行,對實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯
歸檔,然后定期完成物理歸檔,。歸檔時(shí),應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件,、版本,、數(shù)據(jù)類型、格式,、被操作數(shù)據(jù),、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素?！?/span>
7.5.1 邏輯歸檔
將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門,在歸檔工作中,存儲格式和位置暫時(shí)保持不變,。
7.5.2 物理歸檔
7.5.2.1 凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件,均應(yīng)定期完成物理歸檔,?！?/span>
7.5.2.2 把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中,拷貝至耐久性好的載體上,一式 3 套,一套封存保管,一套
供查閱使用,一套異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)在解密后再制作拷貝,?！?/span>
7.5.2.3 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體,按優(yōu)先順序依次為:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶,、可擦寫光盤,、硬磁
盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體,?！?/span>
7.5.2.4 存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號,、類別號,、密級、保管期限,、存入日期等,歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài),。
7.5.2.5 特殊格式的電子文件,應(yīng)在存儲載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件,?！?/span>
7.5.2.6 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件,、其他說明等一同歸檔,并附《歸檔電子文件登記表》 ( 見附錄 A 的表 A.4 和表 A.5) ,。
歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁 ( 見附錄 A 的表 A.4) ,以件為單位填
7.5.2.7 對需要長期保存的電子文件,應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄,?！?/span>
7.5.2.8 歸檔完畢,電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少 1 年?！?/span>
8 歸檔電子文件的整理
8.1 歸檔電子文件的整理按 DA / T 22 規(guī)定的要求進(jìn)行,。
8.2 歸檔電子文件以件為單位整理,?！?/span>
8.3 同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度 -- 保管期限 -- 機(jī)構(gòu) ( 問題 ) 或保管期限 -- 年度 -- 機(jī)構(gòu) ( 問題 ) 等分
類方案進(jìn)行分類?！?/span>
8.4 按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體,。
8.5 電子文件的著錄應(yīng)參照 DA / T18 進(jìn)行著錄,同時(shí)按照保證其真實(shí)性,、完整性和有效性的要求補(bǔ)充
電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識 ( 參見本標(biāo)準(zhǔn)第 5 章中列舉的責(zé)任者,、操作者、背景信息,、元數(shù)據(jù)
等 ) ,。
8.6 將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄,?！?/span>
9 歸檔電子文件的移交,、接收與保管
9.1 移交、接收與保管要求
對歸檔電子文件,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn),。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管
部門,進(jìn)行集中保管,。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下,歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行,但仍需履
行相應(yīng)的手續(xù)?！?/span>
9.2 移交,、接收檢驗(yàn)
9.2.1 文件形成單位在移交電子文件之前,檔案保管部門在接收電子文件之前,均應(yīng)對歸檔的每套載
體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),合格率達(dá)到 100 %時(shí)方可進(jìn)行交接?！?/span>
9.2.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目如下:
-- 載體有無劃痕,是否清潔;
-- 有無病毒;
-- 核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性,、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù);
-- 核實(shí)登記表,、軟件,、說明資料等是否齊全;
-- 對特殊格式的電子文件,應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本,、操作手冊等是否完整,。
檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位,、接收單位填入《歸檔電子文件移交,、接收檢驗(yàn)登記表》 ( 見附錄 A 的
表 A.3) 的相應(yīng)欄目?！?/span>
9.2.3 檔案保管部門應(yīng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目對歸檔電子文件逐一驗(yàn)收。對檢驗(yàn)不合格者,應(yīng)退回形成
單位重新制作,并再次對其進(jìn)行檢驗(yàn),?！?/span>
9.3 移交手續(xù)
檔案保管部門驗(yàn)收合格,完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》 ( 見附錄 A 的表 A.3) 的填寫,、
簽字,、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式 2 份,一份交電子文件形成單位,一份由檔案保管部門自存,?！?/span>
9.4 保管要求
歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外,還應(yīng)符合下列條件:
a) 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦,、劃,、觸摸記錄涂層?！?/span>
b) 單片載體應(yīng)裝盒,豎立存放,且避免擠壓,。
c) 存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場,、強(qiáng)熱源,并與有害氣體隔離,。
d) 環(huán)境溫度選定范圍: 17℃ ～ 20℃ ;相對濕度選定范圍: 35 %～ 45 %?！?/span>
歸檔電子文件在形成單位的保管,也應(yīng)參照上述條件,。
9.5 有效性保證
9.5.1 歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應(yīng)對電子文件的讀取,、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)
行一次檢查登記,。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性;如不兼容,應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文 件 GB / T 18894-2002 的載體轉(zhuǎn)換工作,原載體保留時(shí)間不少于 3 年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用,不可清除內(nèi)容的載體應(yīng) 按保密要求進(jìn)行處置,?！?/span>
9.5.2 對磁性載體每滿 2 年、光盤每滿 4 年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn),抽樣率不低于 10% ,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施,?！?/span>
9.5.3 對磁性載體上的歸檔電子文件,應(yīng)每 4 年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于 4 年,?！?/span>
9.5.4 檔案保管部門應(yīng)定期將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》 ( 見附錄 A 的表 A.6) ?！?/span>
9.6 遷移
隨著系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充,應(yīng)及時(shí)對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作,并填寫《歸檔電子文件遷移 登記表》 ( 見附錄 A 的表 A.7) ,。
9.7 利用
9.7.1 歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借,。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件,。
9.7.2 利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件,?！?/span>
9 。 7.3 利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定,。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí),應(yīng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定,有穩(wěn)妥的安全保密措施,。
9.7.4 利用者對歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi),?！?/span>
9.8 歸檔電子文件的鑒定銷毀
9.8.1 歸檔電子文件的鑒定銷毀,參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實(shí)施?！?/span>
9.8.2 屬于保密范圍的歸檔電子文件,如存儲在不可擦除載體上,應(yīng)連同存儲載體一起銷毀,并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除,。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除?！?/span>
9.9 統(tǒng)計(jì)
檔案保管部門應(yīng)及時(shí)按年度對歸檔電子文件的接收,、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),。
