1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的,具有保存價(jià)值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理,其他社會組織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單 ( 不包 括勘誤的內(nèi)容 ) 或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn),然而,鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版 本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
DA / T18 檔案著錄規(guī)則
DA / T 22 歸檔文件整理規(guī)則
3 術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
3.1
電子文件 electronic records
指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱 讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
3.2
歸檔電子文件 archival electronic records
指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件 (3.1) 。
3.3
背景信息 context
指描述生成電子文件 (3.1) 的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)
生影響的歷史環(huán)境等信息。
3.4
元數(shù)據(jù) metadata
指描述電子文件 (3.1) 數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù),包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。
3.5
邏輯歸檔 logical filing
指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行,不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件 (3.1) 的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。
3.6
物理歸檔 physical filing
指把電子文件 (3.1) 集中下載到可脫機(jī)保存的載體上,向檔案部門移交的過程。
3.7
真實(shí)性 authenticity
指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息 (3.3) 進(jìn)行鑒定后,確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。
3.8
完整性 integrity
指電子文件 (3.1) 的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息 (3.3) 和元數(shù)據(jù) (3.4) 等無缺損。
3.9
有效性 utility
指電子文件( 3.1 )應(yīng)具備的可理解性和可被利用性,包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。
3.10
捕獲 capture
指對電子文件 (3.1) 進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和存儲的方法與過程。
3.11
遷移 migration
指將源系統(tǒng)中的電子文件 (3.1) 向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程。
4 總則
4.1 電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其真實(shí)性、完整性和有效性。
4.2 應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理與監(jiān)控,保證管理工作的連續(xù)性。
4.3 應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、
檢測數(shù)據(jù)等要求,保證歸檔電子文件的質(zhì)量。
4.4 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
4.5 具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件,如沒有紙質(zhì)等拷貝件,必須制成紙質(zhì)文件或縮
微品等。歸檔時(shí),應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。
4.6 應(yīng)保證電子文件的憑證作用,對只有電子簽章的電子文件,歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子
簽章。
5 電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證
5.1 應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施,從電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理
操作進(jìn)行管理登記,保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。
5.1.1 登記處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者(如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等)。
5.1.2 登記處理過程中的各類操作者 ( 打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等 ) 。
5.1.3 登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息 ( 批示、簽名、印章、代碼等 ) 。
5.1.4 登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識。
5.2 應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施,保證電子文件的真實(shí)性。
5.2.1 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。
5.2.2 設(shè)置符合安全要求的操作日志,隨時(shí)自動記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。
5.2.3 對電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記。
5.2.4 對電子簽章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。
5.3 應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。
5.4 應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。
5.5 電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定,針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策,主要有:網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證;數(shù)據(jù)安全保證;操作安全保證,身份識別方法等。
6 電子文件的收集與積累
6.1 收集積累要求
6.1.1 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況,有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)
被保留。正式文件是紙質(zhì)的,如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)
容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
6.1.2 當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí),應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非
正常改動。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對電子文件進(jìn)行備份,存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。
6.1.3 對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài),暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件,應(yīng)采取捕獲措施,集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中,以防散失。
6.1.4 對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等,必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以 XML 、 RTF 、 TXT 為通用格式。
6.1.5 對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件,收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格
式,如無法轉(zhuǎn)換,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以 JPEG 、 TIFF 為通用格式。
6.1.6 對用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)
數(shù)據(jù)。
6.1.7 對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件,應(yīng)同時(shí)收集其非通用格
式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以 MPEG 、 AVl 為通用格式。
6.1.8 對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件,應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻
電子文件以 WAV 、 MP3 為通用格式。
6.1.9 對通用軟件產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件,如不能轉(zhuǎn)換,收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。
6.1.10 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電
子文件一同收集。
6.1.11 對套用統(tǒng)一模板的電子文件,在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下,其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行
存儲,被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。
6.1.12 定期制作電子文件的備份。
6.2 電子文件的登記
6.2.1 每份電子文件均應(yīng)在《電子文件登記表》中登記 ( 見附錄 A 的表 A.1 和表 A.2) 。
6.2.2 電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。
6.2.3 電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與電子文件一同保存,永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)
等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。
6.2.4 電子文件稿本代碼: M-- 草稿性電子文件; U-- 非正式電子文件; F-- 正式電子文件。
6.2.5 電子文件類別代碼: T-- 文本文件; I-- 圖像文件; G-- 圖形文件; V-- 影像文件; A-- 聲音文件; O-- 超媒體鏈結(jié)文件; P-- 程序文件; D-- 數(shù)據(jù)文件。
7 電子文件的歸檔
7.1 歸檔要求
文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交,并按
檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。
7.2 鑒定
7.2.1 電子文件的鑒定工作,應(yīng)包括對電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范
圍和劃定保管期限。
7.2.2 歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn),并
由負(fù)責(zé)人簽署審核意見,檢驗(yàn)和審核結(jié)果填人《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》 ( 見附錄 A 的
表 A.3) 。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性,則應(yīng)把其
技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
7.2.3 電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信
息和元數(shù)據(jù)。
7.2.4 電子文件保管期限和密級的劃分工作,參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定
執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。應(yīng)在電子文件的機(jī)
讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識。
7.3 歸檔時(shí)間
邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。
7.4 檢測
在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測,檢測內(nèi)容包括:硬件環(huán)
境的有效性,軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。
7.5 歸檔
電子文件的歸檔,按照鑒定標(biāo)識進(jìn)行。電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行,對實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯
歸檔,然后定期完成物理歸檔。歸檔時(shí),應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。
7.5.1 邏輯歸檔
將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門,在歸檔工作中,存儲格式和位置暫時(shí)保持不變。
7.5.2 物理歸檔
7.5.2.1 凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件,均應(yīng)定期完成物理歸檔。
7.5.2.2 把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中,拷貝至耐久性好的載體上,一式 3 套,一套封存保管,一套
供查閱使用,一套異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)在解密后再制作拷貝。
7.5.2.3 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體,按優(yōu)先順序依次為:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁
盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
7.5.2.4 存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等,歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。
7.5.2.5 特殊格式的電子文件,應(yīng)在存儲載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。
7.5.2.6 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔,并附《歸檔電子文件登記表》 ( 見附錄 A 的表 A.4 和表 A.5) 。
歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁 ( 見附錄 A 的表 A.4) ,以件為單位填
7.5.2.7 對需要長期保存的電子文件,應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。
7.5.2.8 歸檔完畢,電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少 1 年。
8 歸檔電子文件的整理
8.1 歸檔電子文件的整理按 DA / T 22 規(guī)定的要求進(jìn)行。
8.2 歸檔電子文件以件為單位整理。
8.3 同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度 -- 保管期限 -- 機(jī)構(gòu) ( 問題 ) 或保管期限 -- 年度 -- 機(jī)構(gòu) ( 問題 ) 等分
類方案進(jìn)行分類。
8.4 按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。
8.5 電子文件的著錄應(yīng)參照 DA / T18 進(jìn)行著錄,同時(shí)按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充
電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識 ( 參見本標(biāo)準(zhǔn)第 5 章中列舉的責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)
等 ) 。
8.6 將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。
9 歸檔電子文件的移交、接收與保管
9.1 移交、接收與保管要求
對歸檔電子文件,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管
部門,進(jìn)行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下,歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行,但仍需履
行相應(yīng)的手續(xù)。
9.2 移交、接收檢驗(yàn)
9.2.1 文件形成單位在移交電子文件之前,檔案保管部門在接收電子文件之前,均應(yīng)對歸檔的每套載
體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),合格率達(dá)到 100 %時(shí)方可進(jìn)行交接。
9.2.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目如下:
-- 載體有無劃痕,是否清潔;
-- 有無病毒;
-- 核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù);
-- 核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全;
-- 對特殊格式的電子文件,應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。
檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》 ( 見附錄 A 的
表 A.3) 的相應(yīng)欄目。
9.2.3 檔案保管部門應(yīng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目對歸檔電子文件逐一驗(yàn)收。對檢驗(yàn)不合格者,應(yīng)退回形成
單位重新制作,并再次對其進(jìn)行檢驗(yàn)。
9.3 移交手續(xù)
檔案保管部門驗(yàn)收合格,完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》 ( 見附錄 A 的表 A.3) 的填寫、
簽字、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式 2 份,一份交電子文件形成單位,一份由檔案保管部門自存。
9.4 保管要求
歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外,還應(yīng)符合下列條件:
a) 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
b) 單片載體應(yīng)裝盒,豎立存放,且避免擠壓。
c) 存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源,并與有害氣體隔離。
d) 環(huán)境溫度選定范圍: 17℃ ～ 20℃ ;相對濕度選定范圍: 35 %～ 45 %。
歸檔電子文件在形成單位的保管,也應(yīng)參照上述條件。
9.5 有效性保證
9.5.1 歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)
行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性;如不兼容,應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文 件 GB / T 18894-2002 的載體轉(zhuǎn)換工作,原載體保留時(shí)間不少于 3 年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用,不可清除內(nèi)容的載體應(yīng) 按保密要求進(jìn)行處置。
9.5.2 對磁性載體每滿 2 年、光盤每滿 4 年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn),抽樣率不低于 10% ,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。
9.5.3 對磁性載體上的歸檔電子文件,應(yīng)每 4 年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于 4 年。
9.5.4 檔案保管部門應(yīng)定期將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》 ( 見附錄 A 的表 A.6) 。
9.6 遷移
隨著系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充,應(yīng)及時(shí)對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作,并填寫《歸檔電子文件遷移 登記表》 ( 見附錄 A 的表 A.7) 。
9.7 利用
9.7.1 歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。
9.7.2 利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件。
9 。 7.3 利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí),應(yīng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定,有穩(wěn)妥的安全保密措施。
9.7.4 利用者對歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
9.8 歸檔電子文件的鑒定銷毀
9.8.1 歸檔電子文件的鑒定銷毀,參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。
9.8.2 屬于保密范圍的歸檔電子文件,如存儲在不可擦除載體上,應(yīng)連同存儲載體一起銷毀,并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。
9.9 統(tǒng)計(jì)
檔案保管部門應(yīng)及時(shí)按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
